Savoir quelles compétences existent dans votre entreprise, à quel niveau et chez qui, permet de décider qui former, qui recruter et qui faire évoluer. C’est le rôle de la cartographie des compétences : un outil RH qui recense les compétences de chaque collaborateur et les compare à celles dont l’entreprise a besoin.
Cet article explique comment la construire en 4 étapes, avec un exemple de grille sur Excel et un focus sur les compétences linguistiques.
Qu'est-ce qu'une cartographie des compétences ?
La cartographie des compétences (aussi appelée mapping ou matrice des compétences) est un référentiel qui recense l’ensemble des compétences présentes dans l’entreprise à un moment donné. Elle peut être établie par métier, par service, par savoir-faire ou par savoir-être, et indique le niveau de maîtrise de chaque collaborateur.
Elle alimente la gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP), anciennement appelée GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences).
Elle n’est pas une obligation en soi : c’est la négociation sur la GEPP qui est obligatoire dans les entreprises d’au moins 300 salariés, lorsqu’une organisation syndicale représentative existe. Les autres entreprises peuvent toutefois s’en servir pour piloter leurs recrutements, leurs mobilités internes et leurs formations.
Les types de compétences à cartographier
Les compétences comportementales
Les compétences comportementales (ou « soft skills ») concernent la manière dont un collaborateur travaille avec les autres : communication, collaboration au sein de l’équipe, sens des responsabilités, respect des valeurs de l’entreprise.
Elles sont plus difficiles à mesurer que les compétences techniques, car elles sont moins directement observables. On les évalue plutôt dans la durée, par des entretiens, des mises en situation et les retours du manager et de l’équipe.
Les compétences techniques
Les compétences techniques (ou « hard skills ») correspondent au savoir-faire nécessaire pour réaliser les tâches d’un poste : maîtrise d’un logiciel, d’une méthode, d’une machine ou d’un domaine d’expertise. Elles s’acquièrent par la formation et par l’expérience, et se vérifient plus facilement : tests, certifications, réalisations concrètes.
Les compétences linguistiques
Les langues utiles à chaque poste sont des compétences à part entière, trop souvent oubliées dans les cartographies. Pour chaque langue (anglais, allemand, espagnol, italien, etc.), indiquez le niveau de chaque collaborateur selon l’échelle du CECRL, de A1 (débutant) à C2 (maîtrise avancée), et le niveau requis par le poste. Cela permet de repérer rapidement les écarts : par exemple un poste qui exige un niveau B2 en espagnol alors que le collaborateur est à A2.
À quoi sert une cartographie des compétences ?
Un collaborateur à l’aise à l’oral mais peu formé aux outils d’un poste d’assistant technique aura du mal à y être efficace, et l’entreprise ne s’en apercevra qu’après l’affectation. La cartographie permet de repérer ce type d’écart avant de prendre la décision, en identifiant les compétences que chacun maîtrise et à quel niveau.
Pour les RH, elle permet de :
- mettre en place des plans de formation pour les collaborateurs qui en ont besoin ;
- créer de nouveaux parcours de carrière ;
- définir les profils à recruter pour compléter les équipes.
Pour les managers, elle permet de :
- repérer les compétences disponibles dans les autres services ;
- décider de faire appel à une expertise externe quand elle manque en interne ;
- composer l’équipe d’un projet avec les profils les mieux adaptés.
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Pour les collaborateurs, elle rend leurs compétences visibles et permet de proposer une formation qui améliorera leurs performances.
Prenons une entreprise dont l’équipe commerciale prospecte en Allemagne, en Espagne et en Italie. Sa cartographie montre que deux commerciaux sont à l’aise en allemand, qu’un seul parle espagnol à un niveau B1 et que personne ne parle italien. Les actions à engager sont claires : former, recruter ou répartir autrement les portefeuilles clients.
Les 4 étapes pour réaliser une cartographie des compétences
Réaliser une cartographie process RH paraît simple au premier abord. Mais comme il s'agit d'un mapping des compétences, vous devrez faire attention à tous les détails. Pour ce faire, il faudra procéder par étapes en commençant par déterminer les objectifs, ensuite en déterminant le plan et le périmètre d'action, puis en définissant le référentiel de travail et enfin en établissant une map avec un système de notation détaillé.
Étape 1 : Déterminer les objectifs
Avant d’ouvrir Excel, définissez ce que vous attendez de la cartographie, en fonction du contexte de l’entreprise. Les objectifs les plus courants sont :
- planifier les besoins de recrutement ;
- organiser les mobilités internes ;
- anticiper les départs, les indisponibilités et le turnover qui peuvent affecter la productivité ;
- repérer les profils adaptés aux postes à pourvoir ;
- identifier les besoins en formation de chaque collaborateur.
D'ailleurs, si vous identifiez un besoin de formation linguistique, n'hésitez pas à découvrir les avantages d'une formation d'anglais entreprise.
Étape 2 : Déterminer le plan et le périmètre d'action
Une cartographie n’a pas besoin de couvrir toute l’entreprise dès le départ. Vous pouvez la réaliser par type de métier, de poste, de service ou de département. Commencer par un service pilote permet de tester la méthode avant de la généraliser.
Étape 3 : Définir le référentiel du travail
Constituez un groupe de travail avec un responsable RH, un manager, un superviseur et un collaborateur. Ce groupe va :
- faire l’inventaire de tous les métiers existants ;
- identifier les compétences nécessaires à chaque poste, y compris les langues requises ;
- classer ces compétences par ordre d’importance pour chaque métier.
Étape 4 : Établir une matrice avec un système de notation
Vous pouvez maintenant construire votre matrice des compétences sur Excel : une ligne par collaborateur, une colonne par compétence, et dans chaque cellule le niveau constaté. Utilisez une échelle simple, par exemple :
- 1 : notions ;
- 2 : maîtrise partielle, avec accompagnement ;
- 3 : autonome ;
- 4 : expert, capable de transmettre.
Pour les langues, utilisez les niveaux du CECRL (A1 à C2). Comparez ensuite le niveau constaté au niveau requis par le poste, et déduisez-en les décisions à prendre.
Par exemple : un poste de commercial qui exige un niveau 3 en négociation, occupé par un collaborateur noté 2, appelle une formation. Un collaborateur noté 4 peut accompagner ses collègues, et sa mobilité peut être étudiée. Séparez bien l’évaluation des niveaux des décisions qui en découlent, car un bon niveau de maîtrise ne justifie pas à lui seul une promotion.
Découvrez le témoignage de Jordane Guérin, Responsable RH à Magny Facturing sur l'utilité et l'amélioration des compétences en anglais de ces collaborateurs.
Excel ou logiciel RH : quel outil choisir ?
Excel ou Google Sheets sont les outils de base : simple, accessible et suffisant pour un petit effectif ou un premier périmètre pilote. Il montre ses limites quand le nombre de collaborateurs augmente : mise à jour manuelle, partage compliqué, risques d’erreur de saisie.
Les logiciels RH spécialisés permettent de visualiser les évolutions, d’accéder rapidement au profil de chaque collaborateur et de suivre ses compétences dans le temps. Le bon choix dépend de la taille de votre entreprise et de la fréquence à laquelle vous prévoyez de mettre la cartographie à jour.
Comment garantir la pérennité d'une cartographie des compétences ?
Mettre en place une cartographie est une chose, la tenir à jour en est une autre. Quelques pratiques aident à la maintenir :
- Un rythme de mise à jour défini : après chaque formation, et au minimum à l’occasion de l’entretien professionnel, qui a lieu tous les deux ans.
- Un lien avec le plan de développement des compétences, pour que les écarts identifiés se traduisent en formations (financées par l’entreprise, l’OPCO ou le CPF des salariés).
- Un responsable identifié pour la mise à jour.
- Une information claire des collaborateurs sur les méthodes d’évaluation utilisées. L’évaluation implique des données personnelles : faites valider votre démarche par votre service juridique.
Formez vos collaborateurs en anglais, allemand, espagnol ou italien
Une fois les écarts identifiés, le Cercle des Langues forme vos collaborateurs en anglais, allemand, français, espagnol et italien, 100 % en ligne et sur mesure, selon leur objectif, leur niveau et leur secteur d’activité. La Méthode 4C combine quatre formats :
- Cours particuliers avec un professeur certifié, qui cible les objectifs de vos collaborateurs en fonction de votre domaine d’expertise ;
- Cours collaboratifs en groupes de 5 personnes maximum, par niveau ;
- Cours e-learning sur notre plateforme pédagogique, disponible 24h/24 ;
- Conférences live, avec accès aux replays.
Notre organisme prend en charge la certification en anglais, italien, allemand, espagnol et français. La certification est incluse dans votre formation ! Pour rappel, toutes nos formations sont finançables avec le CPF ou vous pouvez vous rapprocher de votre OPCO.
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