Quelles sont les expressions essentielles pour mener une réunion en anglais ?

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Démarrer une réunion en anglais 

Commençons tout simplement par apprendre à dire que vous en organisez une : 

• to chair, moderate : diriger, présider une réunion
• to run a meeting : organiser une réunion 

Par ailleurs, animer une réunion en anglais ne s’arrête pas à la prise de parole en direct. La communication écrite joue un rôle tout aussi crucial, notamment en amont pour envoyer une invitation claire, partager l’ordre du jour ou transmettre des documents essentiels. Pour renforcer votre impact et gagner en fluidité, il est essentiel de savoir écrire un email en anglais adapté au contexte professionnel.

Et tournons-nous à présent vers le cœur du sujet : apprenez à accueillir les participants, à annoncer l’ordre du jour, et à lancer une réunion en visioconférence. 

Saluer en anglais au début d'une réunion

‍Le début d'une réunion est souvent consacré aux présentations et à la mise en place d'une atmosphère conviviale. Voici quelques formules qui peuvent vous aider à bien démarrer la réunion : 

• ‍Good morning/afternoon : Bonjour/ Bon après-midi‍
• How is everyone? : Comment va tout le monde ?‍
• How has your day been? : Comment s'est passée votre journée ?‍
• I wish you a warm welcome : Je vous souhaite la bienvenue‍
• Thank you all for coming/being here : Merci à tous de venir/être ici‍
• Let's... : Allons... ‍
• Shall we... : Nous devons...
• ‍Let’s get going… : Allons-y…‍
• Let’s begin…  : Commençons...‍
• Let’s start with… : Commençons par...

Si des invités se joignent à votre réunion, n'hésitez pas à les présenter en utilisant ce type de phrase :

• We are very glad to have with us today… : Nous sommes très heureux d'avoir avec nous aujourd'hui...
• Let me introduce : Je vous présente…‍

Annoncer l’ordre du jour en anglais

Maintenant que tout le monde est là, il est temps d’annoncer l’ordre du jour. C’est une étape essentielle pour poser le cadre de la réunion et montrer aux participants que le meeting sera structuré et efficace. En anglais, il existe plusieurs formules très simples pour introduire les points à aborder. Voici 5 expressions clés :

• Let’s go over the agenda : Passons en revue l’ordre du jour.
  
• Here’s what we’ll be discussing today. : Voici ce dont nous allons parler aujourd’hui.
  
• I’d like to start by outlining the main topics. : J’aimerais commencer par présenter les principaux sujets.
  
• There are three main points on the agenda. : Il y a trois points principaux à l’ordre du jour.
  
• Before we begin, let me walk you through today’s schedule. : Avant de commencer, laissez-moi vous présenter le planning d’aujourd’hui.
  
  

Utilisez ces formules pour capter l’attention, clarifier vos intentions, et éviter que la réunion ne parte dans tous les sens. Vos interlocuteurs anglophones apprécieront votre clarté – et vous gagnerez des points dès les premières minutes !

Les termes de la visioconférence en anglais 

Pour bien gérer une réunion en ligne en anglais, il faut connaître quelques expressions spécifiques. Pas de panique : rien de trop compliqué. Voici 10 expressions que vous entendrez (ou utiliserez !) tout le temps en visio. 

• Can you hear me? : Est-ce que vous m’entendez
  
• You're on mute. : Votre micro est coupé
  
• Can you unmute yourself? : Pouvez-vous activer votre micro ?
  
• Let's wait a few more minutes. : Attendons encore quelques minutes
  
• Let’s do a quick sound check. : Faisons un petit test de son
  
• I think you're frozen. : Je crois que votre image est figée
  
• Could you turn on your camera? : Pouvez-vous allumer ta caméra ?
  
• Let's share the screen. : Partageons l’écran
  
• Can everyone see my screen? : Est-ce que tout le monde voit mon écran ?

Ces phrases sont vraiment la base du vocabulaire en visioconférence, et vous verrez qu’elles sont quasiment inévitables. 

Comment animer une réunion

Une fois la réunion démarrée, votre travail d’organisateur est loin d’être terminé. C’est à vous de distribuer la parole, de modérer les débats, de respecter le timing, mais aussi de vous assurer que les différentes décisions sont bien comprises. Tout un programme !

Donner la parole durant une réunion en anglais

Pour que tout le monde puisse s'exprimer et pour éviter les moments de silence gênants, voici des formules à utiliser afin de donner la parole à vos participants de manière efficace :

• Would you like to start? : Voulez-vous commencer ?
• Does anyone have any questions or comments on the topic? : Est-ce que quelqu'un a des questions ou des commentaires sur le sujet ?
• Who would like to add their thoughts? : Qui souhaite ajouter ses réflexions ?
• Is there any further input on this matter? : Y a-t-il d'autres commentaires sur cette question ?
• Would anyone like to share their perspective on this? : Quelqu'un souhaite-t-il partager son point de vue sur la question ?‍
• Now let's hear from… : Maintenant, écoutons...‍
• Go ahead : Allez-y.‍
• Sorry to cut you short but we need to move on… : Désolé de vous couper court, mais nous devons passer à autre chose...‍
• Anything to add? : Quelque chose à ajouter ?

Pour vous assurer d’un minimum de participation, n’hésitez pas à poser des questions ouvertes, à encourager la discussion (par exemple en petits groupes), ou encore à demander directement l’avis des participants. 

Vérifier la compréhension au cours de la réunion en anglais 

‍Lors d’une réunion efficace, il est important de vérifier la compréhension générale des différentes présentations et décisions. Voici quelques suggestions pour vous aider à vous faire comprendre :

• Does everyone understand? : Tout le monde comprend ?
• Can I clarify anything for you? : Puis-je clarifier quoi que ce soit pour vous ?
• Do you have any questions? : Avez-vous des questions ?
• Are there any misunderstandings? : Y a-t-il des malentendus ?
• To clarify... : Pour clarifier... ‍
• Am I right in thinking...? : Ai-je raison de penser...

Assurez-vous que tout le monde comprend bien ce qui se dit, surtout si vous travaillez avec des personnes dont la langue maternelle n'est pas l'anglais. 

Et si vous faites partie de celles et ceux qui n'ont pas compris, vous pouvez utiliser ces deux phrases :

• ‍I'm not sure I understand what you mean by… : Je ne suis pas sûr de comprendre ce que vous voulez dire par...‍
• I'm not sure I follow… : Je ne suis pas sûr de suivre…

Gérer le temps d'une réunion en anglais

‍Gérer le temps d'une réunion est crucial pour s'assurer que tous les points importants sont abordés et que la réunion se termine sans dépasser la plage horaire. Voici les expressions en anglais qui peuvent vous y aider : 

• Agenda : ordre du jour (un plan précis des sujets à discuter et de la durée de chaque sujet)
• Allocation of time : allocation de temps (la distribution du temps entre les différents sujets de la réunion)
• Time management : gestion du temps
• Prioritization : priorisation (la détermination des tâches les plus importantes et la planification en conséquence)
• Deadlines : échéances
• ‍Let's skip to… : Passons à...‍
• We have a lot to get through so… : Nous avons beaucoup à faire, alors...‍‍
• ‍We're running low on time so… : On manque de temps, alors...‍

‍En utilisant ces mots clés et en les intégrant dans votre planification de la réunion, vous pouvez gérer efficacement votre temps et atteindre vos objectifs.

Au-delà des questions abordées ci-dessus, vous allez certainement devoir faire une présentation lors de cette réunion. Là aussi, vous serez confronté à du vocabulaire spécifique, surtout si vous devez présenter des graphiques et des tableaux. Indépendamment de la gestion de la réunion, veillez donc à bien travailler votre présentation en amont.

Débattre en réunion 

Selon le type de réunion que vous organisez, vous allez peut-être confrontés à des débats d’idées, voire à des échanges houleux. Dans tous les cas, il est important de pouvoir défendre votre position, de comprendre ce qui se déroule, et d’arbitrer le cas échéant. Les sections suivantes devraient vous y aider. 

Interrompre quelqu'un poliment 

‍Si vous avez besoin d'interrompre quelqu'un pour abréger son temps de parole, ou pour intervenir, vous pouvez utiliser des phrases polies telles que :

• ‍Sorry to interrupt but… : Désolé de vous interrompre mais…
• ‍Can I just… :  Est-ce que je peux juste…‍
• May I jump in / add... : Puis-je... intervenir / ajouter...
• Excuse me/Pardon me : Excusez-moi
• May I interrupt? : Puis-je vous interrompre ?
• Could you hold that thought for a moment? : Pourriez-vous garder cette idée un instant ?
• I hate to cut in, but... : Je déteste couper, mais...
• Can I just add something quickly? : Puis-je ajouter quelque chose rapidement ?
• I have a quick point to make : J'ai un point à faire rapidement

‍Il est important d'utiliser ces expressions pour interrompre poliment une personne en anglais et montrer du respect à la personne qui parle. De même, veillez à ne pas interrompre trop fréquemment et à laisser suffisamment de temps à chaque personne pour s'exprimer.

Être en accord et en désaccord durant une réunion en anglais 

Les réunions ne se déroulent pas toujours (voire vraiment pas souvent) sans objections. Afin de pouvoir défendre votre point de vue, de soutenir une interprétation ou au contraire de remettre les pendules à l’heure, vous aurez besoin des expressions suivantes : 

• I completely agree : Je suis complètement d'accord.
• That's exactly what I was thinking : C'est exactement ce à quoi je pensais.
• I couldn't agree more : Je ne pas être plus d'accord.
• I think so too : Je le pense aussi.
• Perhaps, but... : Peut-être, mais…‍
• I disagree : Je ne suis pas d'accord.
• I have a different opinion : J'ai une opinion différente.
• I see things differently : Je vois les choses différemment.

‍Il est important de faire preuve de diplomatie et de respect envers les autres participants lorsque vous êtes en désaccord avec eux. De manière générale, évitez les propos agressifs et préférez les formulations constructives.

Vous serez peut-être aussi confronté à la situation où vous devez prendre une décision collective. Dans ce cas, vous serez amené à utiliser les expressions suivantes : 

• ‍Show of hands : un vote à main levée
• Let’s take a vote. : Procédons à un vote.
  
• All in favour, raise your hand. : Tous ceux qui sont pour, levez la main.
  
• Let’s vote on this proposal. : Votons sur cette proposition.
  
• The majority has voted in favour. : La majorité a voté en faveur.
  
• The decision was made by unanimous vote. : La décision a été prise à l’unanimité.

Clore une réunion professionnelle en anglais

‍C’est bon, vous pouvez conclure la réunion ! Mais tout n’est pas encore fini, et ces 5 dernières minutes apportent encore leur lot de vocabulaire à maîtriser. 

Annoncer la fin de la réunion

Il est important de marquer la fin de réunion de manière claire et concise afin de maintenir une bonne structure et de s'assurer que tous les points importants ont été abordés. En utilisant les expressions ci-dessus, vous annoncez que vous arrivez à la fin de l’ordre du jour. 

• Let's wrap this up : Finissons-en là.
• Let's summarize the key points : Résumons les points clés.
• Do we have any final thoughts or questions? : Avez-vous des dernières réflexions ou des questions?
• Okay, I think we're done here : OK, je pense que nous avons terminé ici.
• That concludes our business / today's meeting  : Ceci conclut la réunion d'aujourd'hui.

Si vous n’avez pas pu aborder tous les points prévus par manque de temps, vous pouvez utiliser :

• ‍We've run out of time : Nous n'avons plus de temps.‍
• That's all we have time for : C'est tout ce que nous avons le temps de faire.‍
• I think we will have to leave it there : C'est tout ce que nous avons le temps de faire.‍
• We'll call it a day for now : On va s'arrêter là pour le moment.

Résumer ce qui a été dit lors de la réunion

La conclusion de la réunion sert généralement à résumer ce qui a été dit précisément, afin de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’ondes. 

• Let's go over the action items and who is responsible for each : Revoyons les éléments à actionner et les personnes qui en sont responsables.
• ‍To summarise… : Pour récapituler...‍
• To sum up… : En bref... 
• To recap… : Pour résumer...‍
• To conclude… : Pour conclure...‍
• We have agreed that… : Nous avons convenu que...‍
• Before we end, let me just summarize the points covered : Avant de terminer, laissez-moi résumer les points abordés. ‍

Il est généralement convenu de prévoir dès à présent la suite du projet. Vous pouvez utiliser les expressions suivantes : 

• Let's schedule the next meeting. : Programmons la prochaine réunion.
• Can we set a follow-up meeting for next week to check in on progress? : Pouvons-nous fixer une réunion de suivi pour la semaine prochaine pour faire le point sur les progrès?
• Are there any issues we have not addressed during today's meeting?  : Y a-t-il des questions que nous n'avons pas abordé au cours de la réunion d'aujourd'hui ? 
• Does anyone have any questions or concerns? : Y a-t-il des questions ou des préoccupations?

Les formules de politesse attendues en anglais

Enfin, il est temps de saluer tout le monde ! Voici quelques exemples de salutations anglaises : 

• Thank you all for attending. : Merci à tous pour votre présence.
• It was great working with you today. : C’était un plaisir de travailler avec vous aujourd’hui.
• Have a great day, everyone! : Excellente journée à tous !
• Looking forward to our next meeting. : Au plaisir de notre prochaine réunion
• I appreciate everyone’s time today. :Je vous remercie tous pour le temps consacré aujourd’hui.

Par ailleurs, on attendra probablement de vous un compte rendu de cette réunion. Ne tardez pas trop avant de l'envoyer, au risque d'oublier cet élément important, qui sanctionne à l'écrit tout ce que vous avez dit à l'oral. Ainsi, pas de contestation possible !

Un exercice pour tester vos connaissances

Vous pensez maîtriser le vocabulaire nécessaire à l’organisation d’une réunion ? Vérifions cela : 

Complétez les phrases avec le mot ou l'expression appropriée

(Choisissez parmi : agenda, wrap up, hear me, start, move on, thank you, thoughts)

1. Let’s ________ the meeting with today’s main objective.
   
2. Can everyone ________ ?
   
3. I’d like to go over the ________ before we begin.
   
4. Let’s ________ to the next item.
   
5. What are your ________ on this topic?
   
6. Let’s ________ the meeting with a quick summary.
   
7. ________ all for your time and participation!

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Correction : 

1. Let’s start the meeting with today’s main objective. → Commençons la réunion par l’objectif du jour.
2. Can everyone hear me? → Est-ce que tout le monde m’entend ?
3. I’d like to go over the agenda before we begin. → J’aimerais passer en revue l’ordre du jour avant de commencer.
4. Let’s move on to the next item. → Passons au point suivant.
5. What are your thoughts on this topic? → Quels sont vos avis sur ce sujet ?
6. Let’s wrap up the meeting with a quick summary. → Concluons la réunion par un petit résumé.
7. Thank you all for your time and participation! → Merci à tous pour votre temps et votre participation !

Alors, avez-vous fait un sans faute ?

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