Animer une réunion en anglais : les expressions et le vocabulaire-clé professionnels !

L'organisation d'une réunion professionnelle en anglais peut être intimidante, même pour les locuteurs natifs de cette langue. En effet, animer une réunion peut être difficile en soi, alors imaginez le faire en anglais ! Cependant, ne vous inquiétez pas, le Cercle des Langues est là pour vous donner des conseils et vous fournir le vocabulaire clé pour maîtriser l'animation d'une réunion en anglais.

Pour animer une réunion en anglais, il est important de maîtriser la langue et d'avoir une bonne compréhension de la culture et des usages professionnels anglo-saxons. 

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Les mots-clés essentiels pour animer une réunion en anglais

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Pour briller lors de vos prochaines réunions en anglais, voici une liste d'expressions et mots utiles à connaître :

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• Diriger/Présider une réunion : to chair/ moderate

Exemple : I am chairing the meeting tomorrow - Je préside la réunion de demain.

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• ‍Organiser une réunion : to run a meeting

Exemple : I'm an expert at running meetings - Je suis un expert dans l'organisation de réunions

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• ‍Un vote à main levée : show of hands

Exemple : Who agrees with the decision to move forward with the merger ? - Qui est d'accord avec la décision d'aller de l'avant avec la fusion ?

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• ‍Faire une réunion de brainstorming : to brainstorm

Exemple : Brainstorming is an excellent way to gain ideas - Le brainstorm est un excellent moyen de trouver des idées.

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• Passer à autre chose : to move on

Exemple : We need to move on if we don't want to run over - Nous devons aller de l'avant si nous ne voulons pas écraser...

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• Aborder un sujet : to adress

Exemple : I have a few things I have to address today / Je dois aborder quelques points aujourd'hui.

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• Conclure : to sum up

Exemple : To sum up we will put the plan in action on Monday / En résumé, nous mettrons le plan à exécution dès lundi.

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• Ajourner : to ajourn

Exemple : Meeting ajourned ! / Réunion ajournée !

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• Fructueux : fruitful

Exemple : This has been a very fruitful meeting / Cette réunion a été très fructueuse.

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Saluer en anglais au début d'une réunion

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Le début d'une réunion est souvent consacré aux présentations et à la mise en place d'une atmosphère conviviale, en général à l'aide de "small talks".

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Voici des formules pour accueillir les participants :

• ‍Good morning/afternoon : Bonjour/ Bon après-midi‍
• How is everyone? : Comment va tout le monde ?‍
• How has your day been? : Comment s'est passée votre journée ?‍
• Let me introduce : Je vous présente…‍
• I wish you a warm welcome : Je vous souhaite la bienvenue‍
• Thank you all for coming/being here : Merci à tous de venir/être ici‍
• Let's... : Allons... ‍
• Shall we... : Nous devons...
• ‍Let’s get going… : Allons-y…‍
• Let’s begin…  : Commençons...‍
• Let’s start with… : Commençons par...

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Si des invités se joignent à votre réunion, n'hésitez pas à les présenter en utilisant ce type de phrase :

We are very glad to have with us today… : Nous sommes très heureux d'avoir avec nous aujourd'hui..."

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Donner la parole durant une réunion en anglais

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Pour que tout le monde puisse s'exprimer et pour éviter les moments de silence gênants, voici des formules à utiliser pour donner la parole à vos participants de manière efficace :

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• Would you like to start? : Voulez-vous commencer ?
• Does anyone have any questions or comments on the topic? : Est-ce que quelqu'un a des questions ou des commentaires sur le sujet ?
• Who would like to add their thoughts? - Qui souhaite ajouter ses réflexions ?
• Is there any further input on this matter? : Y a-t-il d'autres commentaires sur cette question ?
• Would anyone like to share their perspective on this? : Quelqu'un souhaite-t-il partager son point de vue sur la question ?‍
• Now let's hear from… : Maintenant, écoutons...‍
• Go ahead : Allez-y.‍
• Sorry to cut you short but we need to move on… : Désolé de vous couper court, mais nous devons passer à autre chose...‍
• Anything to add ? : Quelque chose à ajouter ?

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Il est également important de veiller à respecter le temps de parole de chacun et de ne pas monopoliser la conversation. Vous pouvez utiliser des techniques telles que la gestion du temps et la mise en place de tours de parole pour encourager une participation équitable.

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Enfin, il est essentiel de maintenir un niveau de participation en veillant à poser des questions ouvertes et à encourager la discussion. Si vous rencontrez des difficultés avec la participation, n'hésitez pas à demander l'avis des participants ou à prendre une pause pour échanger en petits groupes.

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Gérer le temps d'une réunion en anglais

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Gérer le temps d'une réunion est crucial pour s'assurer que tous les points importants soient abordés et que la réunion se termine dans les délais impartis. Il existe plusieurs techniques pour gérer le temps efficacement pendant une réunion en anglais.

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Premièrement, il est important de créer un ordre du jour détaillé avant la réunion et de le partager avec tous les participants. Cela permettra à chacun de savoir ce qui est prévu et de se préparer en conséquence. Il est également important de fixer des délais pour chaque point de l'ordre du jour afin de s'assurer que la réunion ne dépasse pas le temps imparti.

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Deuxièmement, il peut être utile de désigner un "gardien du temps" pour surveiller le temps et faire des annonces régulières pour signaler combien de temps il reste pour chaque point. Cette personne peut également aider à rediriger la conversation lorsque cela est nécessaire pour s'assurer que la réunion reste sur la bonne voie.

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Enfin, il est important d'être flexible et de s'adapter au rythme de la réunion. Si un sujet prend plus de temps que prévu, il peut être nécessaire de déplacer certains autres points vers une prochaine réunion. En même temps, si un sujet est rapidement résolu, il peut être possible de libérer du temps pour aborder d'autres sujets importants.

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En gérant le temps de manière efficace lors de l'animation d'une réunion en anglais, vous pouvez maximiser le temps et les efforts de tous les participants et assurer le succès de la réunion.

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Voici du vocabulaire clé et quelques phrases que vous pouvez utiliser pour vous aider à gérer efficacement le temps de votre réunion :

• Agenda : ordre du jour (un plan précis des sujets à discuter et de la durée de chaque sujet)
• Allocation of time : allocation de temps (la distribution du temps entre les différents sujets de la réunion)
• Time management : gestion du temps
• Prioritization : priorisation (la détermination des tâches les plus importantes et la planification en conséquence)
• Deadlines : échéances
• ‍Let's skip to… : Passons à...‍
• We have a lot to get through so… : Nous avons beaucoup à faire, alors...‍‍
• ‍We're running low on time so… : On manque de temps, alors...‍
• Let's keep… things brief track of the time : Gardons... des choses brèves sur l'heure.

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En utilisant ces mots clés et en les intégrant dans votre planification de la réunion, vous pouvez gérer efficacement le temps et atteindre vos objectifs.

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Si vous souhaitez en savoir plus sur l'anglais commercial, n'hésitez pas à lire notre article sur comment rédiger un email en anglais ou comment répondre au téléphone en anglais.

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‍Interrompre quelqu'un poliment

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Si vous avez besoin d'interrompre quelqu'un pour abréger son temps de parole, ou pour intervenir, vous pouvez utiliser des phrases polies telles que :

• ‍Sorry to interrupt but… : Désolé de vous interrompre mais…
• ‍Can I just… :  Est-ce que je peux juste…‍
• May I jump in / add... : Puis-je... intervenir / ajouter...
• "Excuse me" ou "Pardon me" : Excusez-moi
• May I interrupt? : Puis-je vous interrompre ?
• Could you hold that thought for a moment? : Pourriez-vous garder cette idée un instant ?
• I hate to cut in, but... : Je déteste couper, mais...
• Can I just add something quickly? : Puis-je ajouter quelque chose rapidement ?
• I have a quick point to make : J'ai un point à faire rapidement

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Il est important d'utiliser ces expressions pour interrompre poliment une personne en anglais et montrer du respect à la personne qui parle. Il est également important de ne pas interrompre trop fréquemment et de laisser suffisamment de temps à chaque personne pour s'exprimer.

Être en accord et en désaccord durant une réunion en anglais

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Quand on anime une réunion en anglais, il est également important de vérifier que tout le monde a bien compris, qu'il n'y a pas de confusion.

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Pour exprimer votre accord avec une personne lorsque vous animez une réunion en anglais, voici quelques expressions utiles :

• I completely agree : Je suis complètement d'accord.
• That's exactly what I was thinking : C'est exactement ce à quoi je pensais.
• I couldn't agree more : Je ne pas être plus d'accord.
• I think so too : Je le pense aussi.
• Perhaps, but... : Peut-être, mais...

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Pour exprimer votre désaccord avec une personne durant une réunion en anglais, voici quelques expressions utiles :

• I disagree : Je ne suis pas d'accord.
• I have a different opinion : J'ai une opinion différente.
• I see things differently : Je vois les choses différemment.

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Il est important de faire preuve de diplomatie et de respect envers les autres participants lorsque vous êtes en désaccord avec eux. Évitez les propos agressifs et préférez les formulations constructives.

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Vérifier la compréhension au cours de la réunion en anglais

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Pour vérifier la compréhension au cours de la réunion en anglais, il est important d'utiliser les bons termes et expressions. Voici quelques suggestions pour vous aider à vous faire comprendre :

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• Does everyone understand? : Tout le monde comprend ?
• Can I clarify anything for you? : Puis-je clarifier quoi que ce soit pour vous ?
• Do you have any questions? : Avez-vous des questions ?
• Are there any misunderstandings? : Y a-t-il des malentendus ?
• To clarify...? : Pour clarifier... ?‍
• Am I right in thinking...? : Ai-je raison de penser...

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Il est important de vérifier régulièrement que tout le monde comprend bien ce qui se dit, surtout si vous travaillez avec des personnes dont la langue maternelle n'est pas l'anglais. En utilisant ces expressions clés, vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que vous n'avez pas besoin de répéter des informations.

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Si vous faites partie de celles et ceux qui n'ont pas compris, vous pouvez utiliser ces deux phrases :

• ‍I'm not sure I understand what you mean by… : Je ne suis pas sûr de comprendre ce que vous voulez dire par...‍
• I'm not sure I follow… : Je ne suis pas sûr de suivre…

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Clore une réunion professionnelle

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Il est important de conclure une réunion de manière efficace car cela permet de s'assurer que les tâches et les objectifs ont été clairement définis et que tout le monde a compris ce qui a été discuté. Cela peut également aider à renforcer les relations entre les participants et à renforcer la confiance envers le leader de la réunion.

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Pour conclure une réunion de manière efficace, il est important d'avoir une approche structurée. Commencez par résumer les points clés de la réunion, puis posez des questions pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Vous pouvez également énumérer les tâches à accomplir et les personnes responsables, et fixer les dates de suivi.

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Pour clôturer une réunion en anglais, voici quelques expressions et vocabulaire utiles avec leur traduction française:

• Let's wrap this up : Finissons-en là.
• Let's summarize the key points : Résumons les points clés.
• Do we have any final thoughts or questions? : Avez-vous des dernières réflexions ou des questions?
• Okay, I think we're done here : OK, je pense que nous avons terminé ici.
• That concludes today's meeting : Ceci conclut la réunion d'aujourd'hui.
• Let's schedule the next meeting : Programmons la prochaine réunion.
• Does anyone have any questions or concerns? : Y a-t-il des questions ou des préoccupations?
• Let's go over the action items and who is responsible for each : Allons revoir les points à actionner et les personnes responsables de chacun.
• Can we set a follow-up meeting for next week to check in on progress? : Pouvons-nous fixer une réunion de suivi pour la semaine prochaine pour faire le point sur les progrès?
• ‍To summarise… : Pour récapituler...‍
• To sum up… : En bref... 
• To recap… : Pour résumer...‍
• To conclude… : Pour conclure...‍
• We have agreed that… : Nous avons convenu que...‍
• Before we end, let me just summarize the points covered : Avant de terminer, laissez-moi résumer les points abordés. ‍
• Are there any issues we have not addressed during today's meeting?  : Y a-t-il des questions que nous n'avons pas abordé au cours de la réunion d'aujourd'hui ? 

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Il est important de clôturer la réunion de manière claire et concise afin de maintenir une bonne structure et de s'assurer que tous les points importants ont été abordés. En utilisant les expressions ci-dessus, vous pouvez clôturer la réunion avec confiance et en anglais.

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Il peut aussi arriver que l'on doive mettre fin à la réunion avant d'avoir terminé d'aborder tous les points prévus. Dans ce cas, vous pouvez utiliser :

• ‍We've run out of time : Nous n'avons plus de temps.‍
• That's all we have time for : C'est tout ce que nous avons le temps de faire.‍
• I think we will have to leave it there : C'est tout ce que nous avons le temps de faire.‍
• We'll call it a day for now : On va s'arrêter là pour le moment.

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Maintenant que vous connaissez le vocabulaire pour animer une réunion en anglais, vous êtes prêt à vous lancer dans le bain ! Et si vous voulez plus de pratique, n’hésitez pas à consulter notre leçon vidéo YouTube, afin de travailler votre compréhension orale et votre prononciation de ces expressions !  

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See you soon !