Tout ce que vous devez savoir pour rédiger un email en anglais !

Pour la plupart d'entre nous, le courrier électronique est la forme la plus courante pour communiquer professionnellement, mais c’est aussi une source de stress par peur que le message ne soit mal compris. C’est pour cette raison qu’il est important de savoir comment bien rédiger un email en anglais pour pouvoir montrer une bonne image de vous et de votre entreprise.

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L’objet de l’email en anglais

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L’objet de l’email est très important et il ne faut pas le sous-estimer. C’est ce qui permet au destinataire de connaître la raison de l’email dès sa réception, mais aussi celle qui doit le convaincre de cliquer pour ouvrir le mail.

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Dès le début de l’email, il est nécessaire d’être claire avec votre destinataire. Est-ce une candidature ? Une demande d’information ? Une newsletter ? Une demande de partenariat ? Une prise de contact client ?

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Ainsi, renseignez précisément la raison de la prise de contact avec le destinataire.

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Exemples :

• “Met you at (event). Let’s connect !” - “Je vous ai rencontré à (événement). Connectons-nous !”.

• “Application for the position of Marketing Director” - “Candidature au poste de Directeur Marketing”.

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Écrire une introduction pertinente dans un email en anglais

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L’email et la lettre ont une structure commune qui est la formule introductive, le contenu et la formule de politesse finale. Néanmoins, l’email se rapproche plus d’une conversation qu’une lettre classique, il faut donc savoir adapter le bon ton en fonction de son destinataire.

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Saluer votre interlocuteur avec une formule d’appel

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Il existe différentes façons de saluer votre interlocuteur dans un email, mais les formules les plus formelles et les plus utilisés sont les suivantes :

• Dear Mr/Mrs/Ms Smith / Cher Monsieur/Madame/Messieurs Smith
• Dear Sir/Madam / Cher Monsieur/Madame (si vous ne connaissez pas le nom du destinataire)
• Dear Jane - Chère Jane
• To whom it may concern / Formule à utiliser si vous ne savez pas précisément à qui vous adresser.

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Vous pouvez notamment utiliser :

• Hello Mr/Mrs/Ms Smith / Cette formule reste formelle et permet de s’adresser à un client que l’on ne connait pas, mais dont on le sait qu’il est le destinataire
• Hello / Cette formule est courante et formelle, elle permet d’être utilisée en toutes circonstances
• Hello Jane / Peu formelle, cette formule est utilisée lorsque vous connaissez très bien une personne, vous pouvez l’utiliser pour envoyer un email à votre collègue par exemple.
• Hi/Hey Jane / Formule informelle que vous pouvez utiliser lorsque vous enverrez un email en anglais à vos amis ou à votre famille.

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Les termes tels que “good morning” et “good afternoon” doivent être à bannir si le destinataire n’est pas dans même fuseau horaire que vous.

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La phrase d’accroche dans votre email en anglais

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Après avoir salué votre interlocuteur, vous pouvez écrire une phrase pour montrer votre intérêt envers votre destinataire. Cette phrase permettra en quelque sorte de briser la glace et mènera à la qualité de vos échanges avec le destinataire.

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Par exemple, vous pouvez écrire :

• “I hope you are well and had a good holiday / J'espère que vous allez bien et que vous avez passé de bonnes vacances.” Vous pouvez utiliser cette tournure avec un collègue, par exemple.
• I hope you’re doing well / J'espère que vous allez bien et que tout va bien.
• I hope thing are going well with you / J'espère que les choses vont bien pour vous.

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Si vous souhaitez répondre à votre destinataire et le remercier, ces formules feront l’affaire :

• Thank you for you prompt reply - Merci pour votre réponse rapide.
• Thank you for your interest in our company - Merci de l'intérêt que vous portez à notre entreprise.
• Thank you for contacting our company - Merci d’avoir contacté notre société.
• “Thanks for your interest/for getting back to me - Merci de votre intérêt/de m'avoir contacté.”. Cette formule est moins formelle que celles présentées ci-dessus, mais elle peut, elle aussi, être utilisée pour répondre à l’un de vos collègues.

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Si c'est quelqu'un que vous connaissez et à qui vous n'avez pas parlé depuis longtemps, vous pouvez dire : 

• Great to hear from you after so long, it's been months hasn't it? / C'est génial d'avoir des nouvelles après si longtemps, cela fait des mois, n'est-ce pas ? 
• Great to hear from you after so long, I don't believe we have seen each other since last year? / C'est génial d'avoir des nouvelles après si longtemps, je ne crois pas que nous nous soyons vus depuis l'année dernière ?

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La phrase d’entrée dans un email en anglais

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‍Vous pouvez ensuite enchaîner sur une phrase d'introduction qui indique clairement la raison pour laquelle vous écrivez et qui est cohérente avec l'objet de l'e-mail.

• I am writing with regard to…  / Je vous écris à propos de... (objet du courriel)
• I am writing in connection with… / J'écris à propos de... (objet du courriel)
• I am writing in reference to… / J'écris à propos de…
• I am writing to enquire about… / Je vous écris pour vous renseigner sur…

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Si vous écrivez un email en anglais pour renseigner une personne sur un sujet en particulier, vous pouvez commencer par l'une des phrases suivantes :

• I am writing to let you know… / Je vous écris pour vous informer de…
• I am writing to inform you about the…. / Je me permets de vous écris pour vous informer…
• I am delighted to tell you… (if you’re communicating good news) / J'ai le plaisir de vous annoncer... (si vous communiquez une bonne nouvelle)
• I regret to inform you that… (if you’re communicating bad news) / J'ai le regret de vous informer que... (si vous communiquez une mauvaise nouvelle)
• I wanted to update you on… - Je voulais vous mettre à jour sur…

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Si vous avez une relation plus informelle et que vous vous connaissez bien, vous pouvez essayer d'utiliser des phrases comme celles-ci :

• Here’s the low-down on… --> Voici ce que vous savez sur…
• FYI: This is to let you know… --> "FYI : Ceci est pour vous faire savoir..." (FYI signifie "À titre de renseignement (= For Your Information")).

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Si vous répondez plutôt à un email que vous avez reçu, vous pouvez dire :

• I am writing to follow up on… / Je me permets de vous écrire pour faire le suivi de...‍
• I am writing in reply to… / Je vous écris en réponse à…‍
• I am writing in response to… / Je vous écris en réponse à…‍
• I am writing to thank you for…  / Je vous écris pour vous remercier de... (si vous devez remercier le destinataire)‍
• In response to your email… / En réponse à votre e-mail…

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Exemples de phrases :

• I am writing to follow up on my order / Je me permets de vous écrire pour faire le suivi de ma commande.‍
• In response to your email, we have decided to go ahead with your application / En réponse à votre e-mail, nous avons décidé de donner suite à votre demande.
• In response to your email, I am sending you the list of candidates for the job / En réponse à votre email, je vous envoie la liste des candidats pour le poste.

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Si vous rédigez un email en anglais pour vous renseigner sur une information importante, vous pouvez utiliser cette tournure de phrase :

• I am emailing to ask about… / Je vous écris pour vous demander…‍
• I am emailing to ask about your availabilities for the job / Je vous écris pour connaître vos disponibilités pour le poste. ‍
• I am emailing to ask about the minutes from today's meeting / Je vous écris pour vous demander le procès-verbal de la réunion d'aujourd'hui.

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Écrire le contenu de votre email en anglais

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Dans le milieu professionnel, la majorité des emails que l’on écrit sont pour :

• Répondre à une demande d’information
• Exprimer un accord ou un désaccord
• Modifier la date et l’heure d’un rendez-vous
• Confirmer un rendez-vous
• Joindre un fichier ou un document

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Examinons le vocabulaire en anglais lié à ces cas de figure.

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Répondre à une demande d'information dans son email en anglais

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Si vous écrivez pour répondre à une demande d'information, vous pouvez d'abord écrire une formule de politesse pour le remercier pour son intérêt. 

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Par exemple :

• Thank you for your interest / Merci de votre intérêt.‍
• Thanks for choosing / Merci d'avoir choisi...

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Pour utiliser une formule de politesse pour exprimer l'espoir que votre interlocuteur trouve satisfaction grâce à l’un de vos produits, vous pouvez utiliser :

• We hope you find this satisfactory /  Nous espérons que vous trouverez cela satisfaisant.‍
• We hope you are happy/satisfied with this / Nous espérons que vous êtes heureux/satisfait de ceci.

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Exprimer un accord ou un désaccord dans son email en anglais

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Parfois, vous ne pouvez pas avoir le même avis que votre interlocuteur. Il est important de le préciser et d’expliquer la raison à votre destinataire, surtout si vous jugez que ça peut, par exemple, avoir des répercussions négatives au sein de la compagnie. Au contraire, si vous êtes d’accord avec lui, il est toujours bon de le dire pour que tout soit clair pour tout le monde.

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Exprimer son désaccord dans son email en anglais

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• I understand the situation but… / Je comprends la situation mais...
• I’m afraid that… / J’ai peur que/je crains que
• To be honest, I believe… / Pour être honnête, je pense que…

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Puis, donnez lui un autre choix :

• An alternative solution might be… / Une solution alternative pourrait être... 
• Instead, we should… / Au lieu de cela, nous devrions...
• How about we… ? / Que diriez-vous de… ?
• What do you think about… instead ? / Que pensez-vous de... à la place ? /

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Exprimer son accord dans son email en anglais

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• That works for me / Cela fonctionne pour moi.
• I completely agree with you/your decision / Je suis totalement d'accord avec vous/votre décision.
• That sounds good / Cela semble bon.
• I think the same about… / Je pense la même chose de…

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Changer l’heure et la date d’un rendez-vous

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Avez-vous pris un rendez-vous, mais vous devez l'annuler ou le reporter, car vous avez un imprévu ? Il est nécessaire de le faire savoir poliment à la personne concernée.

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Les phrases et expressions suivantes devraient convenir :

• I’m sorry but I can’t do/make Thursday… / Je suis désolée, mais je ne peux pas le faire jeudi…
• This is to let you know that I’ve had to put off/postpone… / Je vous écris pour vous informer que j'ai dû reporter/remettre à plus tard…
• I’m writing to call off/cancel… / Je vous écris pour annuler/révoquer…
• I’m afraid I can’t make/manage Wednesday. How about Friday instead? / J'ai bien peur de ne pas pouvoir faire/gérer le lundi. Que diriez-vous de mardi à la place ?

Confirmer un rendez-vous

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Si au contraire, vous devez confirmer un rendez-vous, faites-le savoir à votre interlocuteur en utilisant ces phrases :

• I’d like to confirm… / Je voudrais confirmer…
• Just writing to confirm… / J'écris juste pour confirmer…
• I am writing to confirm an appointment with you on… / Je vous écris pour confirmer un rendez-vous avec vous le...

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Vous pouvez aussi adopter un ton plus informel en écrivant :

• Monday is good for me / Le lundi me convient. (si la personne vous a proposé un rendez-vous le lundi).

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Une bonne façon de conclure l’email de confirmation de rendez-vous est d’utiliser la formule suivante :

• Looking forward to seeing/meeting you… / J'ai hâte de vous voir/rencontrer...

Joindre un fichier en e-mail

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Si vous avez joint un fichier à votre courrier électronique, pensez à l'indiquer à la personne grâce aux expressions suivantes : 

• I’m sending you the plan for the week as an attachment /Je vous envoie le plan de la semaine en pièce jointe.
• I’ve attached… / J'ai joint…
• Please find attached some additional documents/your document about… / Veuillez trouver ci-joint quelques documents supplémentaires/votre document sur…
• I’m attaching… / Je joins...

Conclure son e-mail en anglais

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Lorsque vous terminez un e-mail, vous pouvez vouloir finir de différentes manières en fonction de ce que vous attendez de votre interlocuteur.

Pour clore poliment la conversation :

• Thank you for your help/assistance / Merci pour votre aide/assistance.
• Have a nice day/weekend / Passez une bonne journée/un bon week-end.

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Si vous souhaitez un retour de votre destinataire, il est possible d’écrire :

• I look forward to hearing from you / Je suis impatient d'avoir de vos nouvelles. (formel)‍
• Looking forward to hearing from you / "J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles. (moins formel)‍
• I look forward to your reply /  J'attends votre réponse avec impatience. (formel)‍
• Hope to hear from you soon / J'espère avoir de vos nouvelles bientôt. (informel)

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Les formules de politesse de conclusion

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Votre conclusion dépendra de la façon dont vous connaissez le lecteur. Les formules de conclusion les plus courantes sont les suivantes :

• Sincerely / Sincèrement (formel)
• Kind/Best/Warm regards / Kind/Best/Warm regards (moins formel)
• All the best / Tous mes vœux
• Best / Le meilleur
• See you (soon) / À bientôt (peu formel)
• Take care / Prenez soin de vous (peu formel)
• Bye / Au revoir (peu formel)

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Vers la fin de l'e-mail, vous pouvez ajouter :

• Hope this helps / J'espère que ça vous aidera. (moins formel)

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Vous pouvez également proposer de fournir des informations supplémentaires si nécessaire :

• Let me/us know if you need anything else / Faites-moi/nous faire savoir si vous avez besoin d'autre chose.
• Let me know if I can help you further / Faites-moi savoir si je peux vous aider davantag
• ‍Do not hesitate to contact me if you need any assistance / N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'aide. (formel)

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Des exemples d'e-mails formels en anglais

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Exemple 1

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Dear Mrs Smith,

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I’m Jane Smith, and I work in the marketing team at Cercle des Langues. We’re specialists in English language learning. Given that you’re a leading publicist within our niche, I believe a collaboration would be in both our interests. In particular, you’d benefit from being able to access our award-winning platform.

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I’d like to take this opportunity to invite you for a meeting at our headquarters at Paris, February 12th, at 9:00am, where we can discuss this further.

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Feel free to suggest another time and location if that doesn’t work for you.

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Kind regards,

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Jane Smith

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Exemple 2 

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Hi Tanya!

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We met at the launch lunch yesterday.

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Sounded like you were interested in some of the courses we offer.

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Want to book in a quick meeting this week to see what we can do?

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Let me know when you’re available.

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Sincerely,

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Jane

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Question : Selon vous, lequel est le plus formel ?

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Aller plus loin avec les acronymes dans son email en anglais

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Avez-vous déjà vu "ASAP", "BTW" ou "FYI" dans des courriels ? C'est probable. Ceux sont des acronymes, c'est-à-dire qu'ils sont composés des premières lettres de phrases ou de mots.

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Souvent, ils sont constitués des premières lettres des mots d'une phrase particulière. Nous en avons déjà examiné quelques-uns, mais voici un bref aperçu :

- ASAP : As Soon As Possible / Dès que possible 

- BTW : By The Way / Au fait 

- FYI : For Your Information / Pour votre information 

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Rejoins le Cercle des Langues !

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Félicitations ! Maintenant, vous êtes un gourou de l’email en anglais ! N’hésitez pas à lire notre article sur le vocabulaire business pour enrichir votre lexique et écrire de meilleurs emails‍.

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Si vous souhaitez aller encore plus loin, vous pouvez suivre une formation d'anglais au sein du Cercle des Langues et bénéficier de trois choses :

• Des cours particuliers avec un professeur natif qui va cibler vos objectifs et vous aider à les atteindre.
• Puis, des cours collectifs en bonus pendant lesquels vous pourrez échanger avec des personnes de votre niveau.
• Et pour finir, des cours en e-learning sur notre plateforme pédagogique.