Tout ce que vous devez savoir pour rédiger un email en anglais !

L’objet de l’email en anglais

L’objet de l’email est très important et il ne faut pas le sous-estimer. C’est ce qui permet au destinataire de connaître la raison de l’email dès sa réception, mais aussi celle qui doit le convaincre de cliquer pour ouvrir le mail.

Dès le début de l’email, il est nécessaire d’être claire avec votre destinataire. Est-ce une candidature ? Un compte rendu de réunion ? Une newsletter ? Une demande de partenariat ? Une prise de contact client ?

Ainsi,  renseignez précisément la raison de la prise de contact avec le destinataire.

🎓 Exemples pratiques :

• Met you at (event). Let’s connect ! → Je vous ai rencontré à (événement). Connectons-nous !
• Application for the position of Marketing Director → Candidature au poste de Directeur Marketing

Écrire une introduction pertinente dans un email en anglais

‍L’email et la lettre ont une structure commune qui est la formule introductive, le contenu et la formule de politesse finale. Néanmoins, l’email se rapproche plus d’une conversation qu’une lettre classique, il faut donc savoir adapter le bon ton en fonction de son destinataire.

Saluer votre interlocuteur avec une formule d’appel

‍Il existe différentes façons de saluer votre interlocuteur dans un email, mais les formules les plus formelles et les plus utilisés sont les suivantes :

• Dear Mr/Mrs/Ms Smith →  Cher Monsieur/Madame/Messieurs Smith
• Dear Sir/Madam →  Cher Monsieur/Madame (si vous ne connaissez pas le nom du destinataire)
• Dear Jane → Chère Jane
• To whom it may concern → Formule à utiliser si vous ne savez pas précisément à qui vous adresser.

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Vous pouvez notamment utiliser :

• Hello Mr/Mrs/Ms Smith : cette formule reste formelle et permet de s’adresser à un client que l’on ne connait pas, mais dont on le sait qu’il est le destinataire
• Hello : cette formule est courante et formelle, elle permet d’être utilisée en toutes circonstances
• Hello Jane : peu formelle, cette formule est utilisée lorsque vous connaissez très bien une personne, vous pouvez l’utiliser pour envoyer un email à votre collègue par exemple.
• Hi/Hey Jane : formule informelle que vous pouvez utiliser lorsque vous enverrez un email en anglais à vos amis ou à votre famille.

‍Les termes tels que “good morning” et “good afternoon” doivent être à bannir si le destinataire n’est pas dans même fuseau horaire que vous.

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La phrase d’accroche dans votre email en anglais

‍Après avoir salué votre interlocuteur, vous pouvez écrire une phrase pour montrer votre intérêt envers votre destinataire. Cette phrase permettra en quelque sorte de briser la glace et mènera à la qualité de vos échanges avec le destinataire.

‍Par exemple, vous pouvez écrire :

• I hope you are well and had a good holiday → J'espère que vous allez bien et que vous avez passé de bonnes vacances. (Vous pouvez utiliser cette tournure avec un collègue, par exemple.)
• I hope you’re doing well → J'espère que vous allez bien et que tout va bien.
• I hope thing are going well with you → J'espère que les choses vont bien pour vous.

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Si vous souhaitez répondre à votre destinataire et le remercier, ces formules feront l’affaire :

• Thank you for you prompt reply → Merci pour votre réponse rapide.
• Thank you for your interest in our company → Merci de l'intérêt que vous portez à notre entreprise.
• Thank you for contacting our company → Merci d’avoir contacté notre société.
• Thanks for your interest/for getting back to me → Merci de votre intérêt/de m'avoir contacté. (Cette formule est moins formelle que celles présentées ci-dessus, mais elle peut, elle aussi, être utilisée pour répondre à l’un de vos collègues.)

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Si c'est quelqu'un que vous connaissez et à qui vous n'avez pas parlé depuis longtemps, vous pouvez dire : 

• Great to hear from you after so long, it's been months hasn't it? → C'est génial d'avoir des nouvelles après si longtemps, cela fait des mois, n'est-ce pas ? 
• Great to hear from you after so long, I don't believe we have seen each other since last year? → C'est génial d'avoir des nouvelles après si longtemps, je ne crois pas que nous nous soyons vus depuis l'année dernière ?

La phrase d’entrée dans un email en anglais

‍Vous pouvez ensuite enchaîner sur une phrase d'introduction qui indique clairement la raison pour laquelle vous écrivez et qui est cohérente avec l'objet de l'e-mail.

• I am writing with regard to…  → Je vous écris à propos de... (objet du courriel)
• I am writing in connection with… → J'écris à propos de... (objet du courriel)
• I am writing in reference to… → J'écris à propos de…
• I am writing to enquire about… → Je vous écris pour vous renseigner sur…

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Si vous écrivez un email en anglais pour renseigner une personne sur un sujet en particulier, vous pouvez commencer par l'une des phrases suivantes :

• I am writing to let you know… → Je vous écris pour vous informer de…
• I am writing to inform you about the…. → Je me permets de vous écris pour vous informer…
• I am delighted to tell you… → J'ai le plaisir de vous annoncer... (si vous communiquez une bonne nouvelle)
• I regret to inform you that… → J'ai le regret de vous informer que... (si vous communiquez une mauvaise nouvelle)
• I wanted to update you on… → Je voulais vous mettre à jour sur…

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Si vous avez une relation plus informelle et que vous vous connaissez bien, vous pouvez essayer d'utiliser des phrases comme celles-ci :

• Here’s the low-down on… → Voici ce que vous savez sur…
• FYI: This is to let you know… → FYI : Ceci est pour vous faire savoir... (FYI signifie "À titre de renseignement (= For Your Information")).

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Si vous répondez plutôt à un email que vous avez reçu, vous pouvez dire :

• I am writing to follow up on… → Je me permets de vous écrire pour faire le suivi de...‍
• I am writing in reply to…→ Je vous écris en réponse à…‍
• I am writing in response to… → Je vous écris en réponse à…‍
• I am writing to thank you for…  → Je vous écris pour vous remercier de... (si vous devez remercier le destinataire)‍
• In response to your email… → En réponse à votre e-mail…

‍🎓 Exemples pratiques :

• I am writing to follow up on my order → Je vous écris pour faire le suivi de ma commande.‍
• In response to your email, we have decided to go ahead with your application → En réponse à votre e-mail, nous avons décidé de donner suite à votre demande.
• In response to your email, I am sending you the list of candidates for the job → En réponse à votre email, je vous envoie la liste des candidats pour le poste.

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Si vous rédigez un email en anglais pour vous renseigner sur une information importante, vous pouvez utiliser cette tournure de phrase :

• I am emailing to ask about… → Je vous écris pour vous demander…‍
• I am emailing to ask about your availabilities for the job → Je vous écris pour connaître vos disponibilités pour le poste. ‍
• I am emailing to ask about the minutes from today's meeting → Je vous écris pour vous demander le procès-verbal de la réunion d'aujourd'hui.

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Par ailleurs, pour que vos échanges professionnels soient réellement efficaces, la communication écrite ne suffit pas toujours : il est aussi essentiel de maîtriser le vocabulaire pour gérer une réunion professionnelle en anglais, notamment lorsque l’échange se poursuit à l’oral. Préparer ses interventions, savoir prendre la parole ou conclure une session sont autant de compétences complémentaires à la rédaction d’emails, qui renforcent la clarté et la fluidité des interactions dans un cadre international.

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Écrire le contenu de votre email en anglais

‍Dans le milieu professionnel, la majorité des emails que l’on écrit sont pour :

• Répondre à une demande d’information
• Exprimer un accord ou un désaccord
• Modifier la date et l’heure d’un rendez-vous
• Confirmer un rendez-vous
• Joindre un fichier ou un document

‍Examinons le vocabulaire en anglais lié à ces cas de figure.

Répondre à une demande d'information dans son email en anglais

‍Si vous écrivez pour répondre à une demande d'information, vous pouvez d'abord écrire une formule de politesse pour le remercier pour son intérêt. 

Par exemple :

• Thank you for your interest. → Merci de votre intérêt.
• Thanks for choosing… → Merci d'avoir choisi…

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Pour utiliser une formule de politesse pour exprimer l'espoir que votre interlocuteur trouve satisfaction grâce à l’un de vos produits, vous pouvez utiliser :

• We hope you find this satisfactory. → Nous espérons que vous trouverez cela satisfaisant.‍
• We hope you are happy/satisfied with this. → Nous espérons que vous êtes heureux/satisfait de ceci.

Exprimer un accord ou un désaccord dans son email en anglais

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Parfois, vous ne pouvez pas avoir le même avis que votre interlocuteur. Il est important de le préciser et d’expliquer la raison à votre destinataire, surtout si vous jugez que ça peut, par exemple, avoir des répercussions négatives au sein de la compagnie. Au contraire, si vous êtes d’accord avec lui, il est toujours bon de le dire pour que tout soit clair pour tout le monde.

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Exprimer son désaccord dans son email en anglais

• I understand the situation but… → Je comprends la situation mais...
• I’m afraid that… →  J’ai peur que/je crains que…
• To be honest, I believe… → Pour être honnête, je pense que…

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Puis, donnez lui un autre choix :

• An alternative solution might be… → Une solution alternative pourrait être... 
• Instead, we should… → Au lieu de cela, nous devrions...
• How about we… ? → Que diriez-vous de… ?
• What do you think about… instead ? → Que pensez-vous de... à la place ? /

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Exprimer son accord dans son email en anglais

• That works for me → Cela fonctionne pour moi.
• I completely agree with you/your decision → Je suis totalement d'accord avec vous/votre décision.
• That sounds good → Cela semble bon.
• I think the same about… → Je pense la même chose de…

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Changer l’heure et la date d’un rendez-vous

Vous avez pris un rendez-vous, mais vous devez l'annuler ou le reporter, car vous avez un imprévu ? Il est nécessaire de le faire savoir poliment à la personne concernée.

Les phrases et expressions suivantes devraient convenir :

• I’m sorry but I can’t do/make Thursday… → Je suis désolée, mais je ne peux pas le faire jeudi…
• This is to let you know that I’ve had to put off/postpone… → Je vous écris pour vous informer que j'ai dû reporter/remettre à plus tard…
• I’m writing to call off/cancel… → Je vous écris pour annuler/révoquer…
• I’m afraid I can’t make/manage Wednesday. How about Friday instead? → J'ai bien peur que le mercredi ne fonctionne pas pour moi. Que diriez-vous de vendredi à la place ?

Confirmer un rendez-vous

Si au contraire, vous devez confirmer un rendez-vous, faites-le savoir à votre interlocuteur en utilisant ces phrases :

• I’d like to confirm… → Je voudrais confirmer…
• Just writing to confirm… → J'écris juste pour confirmer…
• I am writing to confirm an appointment with you on… → Je vous écris pour confirmer un rendez-vous avec vous le...‍

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Vous pouvez aussi adopter un ton plus informel en écrivant :

• Monday is good for me. → Le lundi me convient. (si la personne vous a proposé un rendez-vous le lundi).‍

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Une bonne façon de conclure l’email de confirmation de rendez-vous est d’utiliser la formule suivante :

• Looking forward to seeing/meeting you… → J'ai hâte de vous voir/rencontrer...

Comment ajouter une pièce-jointe dans un email

Si vous avez joint un fichier à votre courrier électronique, pensez à l'indiquer à la personne grâce aux expressions suivantes : 

• I’m sending you the plan for the week as an attachment → Je vous envoie le plan de la semaine en pièce jointe.
• I’ve attached… → J'ai joint…
• Please find attached some additional documents/your document about… → Veuillez trouver ci-joint quelques documents supplémentaires/votre document à propos de…
• I’m attaching… → Je joins...

Conclure son e-mail en anglais

Lorsque vous terminez un e-mail, vous pouvez vouloir finir de différentes manières en fonction de ce que vous attendez de votre interlocuteur.

Pour clore poliment la conversation :

• Thank you for your help/assistance. → Merci pour votre aide/assistance.
• Have a nice day/weekend. → Passez une bonne journée/un bon week-end.

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Si vous souhaitez un retour de votre destinataire, il est possible d’écrire :

• I look forward to hearing from you. → Je suis impatient d'avoir de vos nouvelles. (formel)‍
• Looking forward to hearing from you. → J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles. (moins formel)‍
• I look forward to your reply. → J'attends votre réponse avec impatience. (formel)‍
• Hope to hear from you soon. → J'espère avoir de vos nouvelles bientôt. (informel)

Les formules de politesse de conclusion

Votre conclusion dépendra de la façon dont vous connaissez le lecteur. Les formules de conclusion les plus courantes sont les suivantes :

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Vers la fin de l'e-mail, vous pouvez ajouter :

• Hope this helps. → J'espère que ça vous aidera. (moins formel)

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Vous pouvez également proposer de fournir des informations supplémentaires si nécessaire :

• Let me/us know if you need anything else. → Faites-moi/nous faire savoir si vous avez besoin d'autre chose.
• Let me know if I can help you further. → Faites-moi savoir si je peux vous aider davantage.
• ‍Do not hesitate to contact me if you need any assistance → N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'aide. (formel)

Les acronymes courants dans les emails en anglais

Avez-vous déjà vu "ASAP", "BTW" ou "FYI" dans des courriels ? C'est probable. Ceux sont des acronymes, c'est-à-dire qu'ils sont composés des premières lettres de phrases ou de mots.

Souvent, ils sont constitués des premières lettres des mots d'une phrase particulière. Nous en avons déjà examiné quelques-uns, mais voici un bref aperçu :

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Modèles de mails professionnels en anglais : demander de l'aide à l'IA

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Vous avez besoin de rédiger un mail en anglais mais vous avez peur de faire des erreurs rédhibitoires ? Vous pouvez toujours vous tourner pour faire un premier jet. Mais attention à toujours bien relire ce qu’elle propose, particulièrement pour remplacer des éléments à personnaliser ! 

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Voici quelques exemples de mails rédigés grâce à l’IA, et le prompt correspondant : 

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Exemple 1 : un email en anglais pour modifier votre rendez-vous

• Le prompt : 

Peux-tu rédiger un email en anglais pour déplacer un rendez-vous professionnel. Il doit comporter l'objet, une formule de salutation, une formule d'excuse, la proposition d'un nouveau jour et d'un horaire, une formule de remerciement et une formule de conclusion

• Le mail (modifié avec les éléments personnalisés : nom, date de rendez-vous, nouvelle date à proposer etc) : 

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Subject: Request to reschedule our meeting

Dear James,

I hope this message finds you well.

I sincerely apologize, but I will not be able to attend our meeting originally scheduled for tomorrow at 3pm, due to an unexpected scheduling conflict.

Would it be possible to reschedule for tomorrow at 6pm ? Please let me know if this works for you or if another time would be more convenient.

Thank you very much for your understanding and flexibility.

Best regards,
Jane Smith

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Exemple 2 : un email en anglais pour remercier votre interlocuteur suite à une réunion (avec compte rendu)

• Le prompt :

Peux-tu rédiger un email formel en anglais pour remercier un participant à une réunion et lui envoyer le compte-rendu de réunion en pièce-jointe. Il doit comporter l'objet, une formule de salutation, une formule de remerciement pour sa participation, l'envoi de la pièce-jointe, une formule de conclusion. 

• L’email (sans les modifications personnalisées) :

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Subject: Thank you for attending – Meeting minutes attached

Dear [Recipient's Name],

I would like to sincerely thank you for your participation in the meeting held on [date]. Your input and engagement were highly appreciated and contributed greatly to the discussion.

Please find attached the minutes of the meeting for your reference. Should you have any comments or questions, feel free to reach out.

Thank you once again for your time and collaboration.

Kind regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]

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Exemple 3 : un email informel pour faire suite à un déjeuner (sans prompt)

Subject: Follow up on our lunch

Hi Tanya !

We met at the launch lunch yesterday.

Sounded like you were interested in some of the courses we offer. Want to book in a quick meeting this week to see what we can do?

Let me know when you’re available.

Sincerely,

Jane

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Dans un environnement international, la capacité à mener un projet en anglais est un véritable atout. De la planification à la coordination des équipes, chaque étape nécessite un vocabulaire précis et des formulations adaptées pour assurer une collaboration efficace. Cette compétence vient en complément d’une communication écrite maîtrisée, comme dans la rédaction d’emails, et renforce la crédibilité professionnelle dans les échanges quotidiens.

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