Tout ce que vous devez savoir pour écrire un e-mail en anglais !

Tout ce que vous devez savoir pour écrire un e-mail en anglais !

May 27, 2022

L'envoi d'e-mails est une source de stress pour vous ? Vous vous demandez si votre message sera bien compris ? N'ayez plus peur, dans cet article nous vous montrons le vocabulaire à maîtriser pour écrire LE parfait e-mail en anglais.

En complément de cet article, le Cercle des Langues propose des formations d'Anglais Professionnel pour améliorer vos compétences en anglais dans le cadre du travail : gérer une réunion, présenter un projet, écrire un CV... Grâce à des professeurs anglophones, des cours collectifs et une plateforme de e-learning. Différents dispositifs de financement vous permettent de financer vos formations, dont le Compte Personnel de Formation CPF, qui peut vous permettre d’avoir une formation certifiante 100% financée, avec 0€ de reste à charge. Cliquez ici pour en savoir plus 🙂


Dans cet article, vous trouverez :

  • Ecrire une bonne introduction d'e-mail
  • Ecrire le corps du texte de son e-mail en anglais
  • Conclure son e-mail en anglais
  • Des exemples d'e-mails formels en anglais
  • Pour aller plus loin :


Ecrire une bonne introduction dans un e-mail en anglais


Il existe différentes façons de saluer votre interlocuteur dans un e-mail, mais la formule la plus utilisée est la suivante :

  • Dear Mr/Mrs/Ms (surname of recipient, e.g. Mr Smith) --> Cher Monsieur/Madame/Messieurs (nom de famille du destinataire, par exemple Monsieur Smith)
  • Dear Sir/Madam, --> Cher Monsieur/Madame (si vous ne connaissez pas le nom du destinataire)
  • To whom it may concern --> Si vous ne savez pas précisément à qui vous adresser


Après avoir salué votre interlocuteur, vous pouvez dire une phrase sympathique, une formule de politesse. Quelque chose comme ceci :

  • I hope you are well and had a good holiday. --> J'espère que vous allez bien et que vous avez passé de bonnes vacances.
  • I hope you are well and everything is fine. --> J'espère que vous allez bien et que tout va bien.


Si c'est quelqu'un à qui vous n'avez pas parlé depuis longtemps, vous pouvez dire : 

  • Great to hear from you after so long, it's been months hasn't it? --> C'est génial d'avoir des nouvelles après si longtemps, cela fait des mois, n'est-ce pas ? 
  • Great to hear from you after so long, I don't believe we have seen each other since last year? -->  C'est génial d'avoir des nouvelles après si longtemps, je ne crois pas que nous nous soyons vus depuis l'année dernière ?

Vous pouvez ensuite enchaîner sur une phrase d'introduction qui indique clairement la raison pour laquelle vous écrivez et qui est cohérente avec l'objet de l'e-mail.

  • I am writing with regard to… --> Je vous écris à propos de... (objet du courriel)
  • I am writing in connection with… --> J'écris à propos de... (objet du courriel)
  • I am writing in reference to… --> J'écris à propos de…


Si vous écrivez un e-mail pour envoyer des informations, vous pouvez commencer par l'une des phrases suivantes :

  • I am writing to let you know… --> Je vous écris pour vous informer de…
  • I am writing to inform you about the…. --> Je me permets de vous écris pour vous informer…
  • I am delighted to tell you… (if you’re communicating good news) --> J'ai le plaisir de vous annoncer... (si vous communiquez une bonne nouvelle)
  • I regret to inform you that… (if you’re communicating bad news) --> J'ai le regret de vous informer que... (si vous communiquez une mauvaise nouvelle)


Si vous répondez plutôt à un e-mail que vous avez reçu, vous pouvez dire :


  • I am writing to follow up on… --> Je me permets de vous écrire pour faire le suivi de...
  • I am writing in reply to… --> Je vous écris en réponse à…
  • I am writing in response to… --> Je vous écris en réponse à…
  • I am writing to thank you for…  --> Je vous écris pour vous remercier de... (si vous devez remercier le destinataire)
  • In response to your email.../ En réponse à votre e-mail…


Exemples :

I am writing to follow up on my order. --> Je me permets de vous écrire pour faire le suivi de ma commande.

In response to your email, we have decided to go ahead with your application. --> En réponse à votre e-mail, nous avons décidé de donner suite à votre demande.

In response to your email, I am sending you the list of candidates for the job. --> En réponse à votre email, je vous envoie la liste des candidats pour le poste.


Si vous écrivez pour demander quelque chose,  vous pouvez utiliser cette phrase:

  • I am emailing to ask about… --> Je vous écris pour vous demander…
  • I am emailing to ask about your availabilities for the job --> Je vous écris pour connaître vos disponibilités pour le poste. 
  • I am emailing to ask about the minutes from today's meeting. --> Je vous écris pour vous demander le procès-verbal de la réunion d'aujourd'hui.


Ecrire le corps du texte de votre e-mail en anglais


Dans le monde du travail, on a plutôt tendance à écrire des e-mails notamment pour :

 

  • Répondre à une demande d'information
  • Informer quelqu'un de quelque chose
  • Changer un rendez-vous

Examinons le vocabulaire en anglais lié à ces cas de figure :


Répondre à une demande d'information

 

Si vous écrivez pour répondre à une demande d'information, vous pouvez d'abord écrire une formule de politesse pour le remercier de son intérêt. Par exemple :

  • Thank you for your interest. --> Merci de votre intérêt.
  • Thanks for choosing… --> Merci d'avoir choisi...

Pour utiliser une formule de politesse pour exprimer l'espoir que votre interlocuteur trouve satisfaction, vous pouvez utiliser :

  • We hope you find this satisfactory. --> Nous espérons que vous trouverez cela satisfaisant.
  • We hope you are happy/satisfied with this. --> Nous espérons que vous êtes heureux/satisfait de ceci.

 

Informer quelqu'un de quelque chose

Voici quelques phrases d'ouverture que vous pouvez utiliser pour informer votre interlocuteur :

  • I’d like to inform you of… --> Je voudrais vous informer de...
  • I’m writing to tell you about… --> Je vous écris pour vous parler de...
  • Just a note to say… --> Juste un mot pour vous dire...
  • Just to update you on… -->Juste pour vous mettre à jour sur...

Si vous avez une relation plus informelle et que vous vous connaissez bien, vous pouvez essayer d'utiliser des phrases comme celles-ci :

  • Here’s the low-down on… --> Voici ce que vous savez sur...
  • FYI: This is to let you know… --> "FYI : Ceci est pour vous faire savoir..." (FYI signifie "Pour votre information (= For Your Information").

Vers la fin de l'e-mail, vous pouvez ajouter :

  • Hope this helps. --> J'espère que ça vous aidera. (moins formel)

Vous pouvez également proposer de fournir des informations supplémentaires si nécessaire :

  • Let me/us know if you need anything else.” --> Faites-moi/nous faire savoir si vous avez besoin d'autre chose.
  • Faites-moi savoir si je peux vous aider davantage."--> Let me know if I can help you further.

Changer un rendez-vous

 Avez-vous pris un rendez-vous, mais vous devez l'annuler ou le reporter ? Comment le faire savoir poliment à quelqu'un ?

Ces phrases et expressions devrait convenir :

  •  I’m sorry but I can’t do/make Thursday… --> Je suis désolée, mais je ne peux pas le faire jeudi..
  • This is to let you know that I’ve had to put off/postpone… --> Je vous écris pour vous informer que j'ai dû reporter/remettre à plus tard....
  • I’m writing to call off/cancel… --> Je vous écris pour annuler/révoquer...
  • I’m afraid I can’t make/manage Wednesday. How about Friday instead?” --> J'ai bien peur de ne pas pouvoir faire/gérer le lundi. Que diriez-vous de mardi à la place ?

 

Confirmer un rendez-vous

 Si au contraire vous devez confirmer un rendez-vous, faites-le savoir à votre interlocuteur en utilisant ces phrases :

  • I’d like to confirm… --> Je voudrais confirmer...
  • Just writing to confirm… --> J'écris juste pour confirmer…

Vous pouvez aussi adopter un ton plus informel en écrivant :

  • Monday is good for me. -> Le lundi me convient. ( s'ils ont déjà proposé le lundi.)

Une bonne façon de terminer est d'écrire :

 Looking forward to seeing/meeting… --> J'ai hâte de voir/rencontrer...

 

 

Joindre un fichier en e-mail

Si vous avez joint un fichier à votre courrier électronique, pensez à l'indiquer à la personne.

  • “I’m sending you the plan for the week as an attachment.” --> Je vous envoie le plan de la semaine en pièce jointe.
  • “I’ve attached…” --> J'ai joint...
  • “Please find attached…” --> Veuillez trouver ci-joint...
  • “I’m attaching…” --> Je joins...

 


Terminer un e-mail

Lorsque vous terminez un e-mail, vous pouvez vouloir finir de différentes manières en fonction de ce que vous attendez de votre interlocuteur.

Pour clore poliment la conversation :

  • Thank you for your help/assistance. --> Merci pour votre aide/assistance.
  • Have a nice day/weekend. --> Passez une bonne journée/un bon week-end.

Si vous voulez qu'ils vous contactent s'ils ont besoin de plus d'informations, vous pouvez écrire :

  • Do not hesitate to contact me if you need any assistance.  --> N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'aide. (formel)
  • Let me know if you need anything else. --> Faites-moi savoir si vous avez besoin d'autre chose. (informel)


Si vous voulez qu'ils vous répondent, vous pouvez écrire :

  • I look forward to hearing from you. -->  Je suis impatient d'avoir de vos nouvelles. (formel)
  • Looking forward to hearing from you. --> "J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles. (moins formel)
  • I look forward to your reply. -->  J'attends votre réponse avec impatience. (formel)
  • Hope to hear from you soon. --> J'espère avoir de vos nouvelles bientôt. (informel)


Les formules de politesse de conclusion

Votre conclusion dépendra de la façon dont vous connaissez le lecteur. Les formules de conclusion les plus courantes sont les suivantes :

  • Sincerely --> Sincèrement (formel)
  • Kind/Best/Warm regards --> Kind/Best/Warm regards (moins formel)
  • All the best --> Tous mes vœux
  • Best --> Le meilleur
  • See you (soon) --> Au revoir (bientôt)
  • Take care --> Prenez soin de vous
  • Bye  --> Au revoir (peu formel)


Des exemples d'e-mails formels en anglais

Exemple 1

Dear Mrs Smith,

I’m Alexandra Suciu, and I work in the marketing team at Cercle des Langues. We’re specialists in English language learning. Given that you’re a leading publicist within our niche, I believe a collaboration would be in both our interests. In particular, you’d benefit from being able to access our award-winning platform.

I’d like to take this opportunity to invite you for a meeting at our headquarters at the Tour Montparnasse, February 12th, at 9:00am , where we can discuss this further.

Feel free to suggest another time and location if that doesn’t work for you.

Kind regards,

Alexandra

Combien de mots et d'expressions clés pouvez-vous repérer ?

Maintenant, un courriel pour quelqu'un que vous avez récemment rencontré:

Exemple 2

Hi Tanya!

We met at the launch lunch yesterday.

Sounded like you were interested in some of the courses we offer.

Want to book in a quick meeting this week to see what we can do?

Let me know when you’re available.

Sincerely,

Benedicte

>> Une question pour vous... quel e-mail est le plus formel ?


Pour aller plus loin…


Les acronymes dans les e-mails


Avez-vous déjà vu "ASAP", "BTW" ou "FYI" dans des courriels ? C'est probable. Ce sont des acronymes, c'est-à-dire qu'ils sont composés des premières lettres de phrases ou de mots. Souvent, ils sont constitués des premières lettres des mots d'une phrase particulière. Nous en avons déjà examiné quelques-uns, mais voici un bref aperçu :


ASAP : As Soon As Possible  Dès que possible 

BTW : By the Way (en anglais) Au fait 

FYI : For your information Pour votre information 



Si vous voulez plus de détails sur le vocabulaire business, n’hésitez pas à aller voir notre article sur ce sujet


Félicitations ! Maintenant vous êtes un expert du courriels en anglais ! N'oubliez pas que si vous voulez aller plus loin et avoir une formation complète en Anglais Professionnel, vous pouvez faire appel au Cercle des Langues ;)

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Notre mission ? Que vous preniez plaisir à parler anglais.

Notre méthode ? Des cours particuliers avec des professeurs natifs, des cours collectifs et une plateforme en e-learning avec +400H de contenus et des milliers d'exercices pour tout niveau et sur toutes les thématiques.

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