Tout ce que vous devez savoir pour écrire un e-mail en anglais !

L'envoi d'e-mails est une source de stress pour vous ? Vous vous demandez si votre message sera bien compris ? N'ayez plus peur, dans cet article nous vous montrons le vocabulaire à maîtriser pour écrire LE parfait e-mail en anglais.

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Dans cet article, vous trouverez :

• Ecrire une bonne introduction d'e-mail
• Ecrire le corps du texte de son e-mail en anglais
• Conclure son e-mail en anglais
• Des exemples d'e-mails formels en anglais
• Pour aller plus loin :

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Ecrire une bonne introduction dans un e-mail en anglais

Il existe différentes façons de saluer votre interlocuteur dans un e-mail, mais la formule la plus utilisée est la suivante :

• Dear Mr/Mrs/Ms (surname of recipient, e.g. Mr Smith) --> Cher Monsieur/Madame/Messieurs (nom de famille du destinataire, par exemple Monsieur Smith)‍
• Dear Sir/Madam, --> Cher Monsieur/Madame (si vous ne connaissez pas le nom du destinataire)
• To whom it may concern --> Si vous ne savez pas précisément à qui vous adresser

Après avoir salué votre interlocuteur, vous pouvez dire une phrase sympathique, une formule de politesse. Quelque chose comme ceci :

• I hope you are well and had a good holiday. --> J'espère que vous allez bien et que vous avez passé de bonnes vacances.

• I hope you are well and everything is fine. --> J'espère que vous allez bien et que tout va bien.

Si c'est quelqu'un à qui vous n'avez pas parlé depuis longtemps, vous pouvez dire : 

• Great to hear from you after so long, it's been months hasn't it? --> C'est génial d'avoir des nouvelles après si longtemps, cela fait des mois, n'est-ce pas ? 
  

• Great to hear from you after so long, I don't believe we have seen each other since last year? -->  C'est génial d'avoir des nouvelles après si longtemps, je ne crois pas que nous nous soyons vus depuis l'année dernière ?

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Vous pouvez ensuite enchaîner sur une phrase d'introduction qui indique clairement la raison pour laquelle vous écrivez et qui est cohérente avec l'objet de l'e-mail.

• I am writing with regard to… --> Je vous écris à propos de... (objet du courriel)
  

• I am writing in connection with… --> J'écris à propos de... (objet du courriel)

• I am writing in reference to… --> J'écris à propos de…

Si vous écrivez un e-mail pour envoyer des informations, vous pouvez commencer par l'une des phrases suivantes :

• I am writing to let you know… --> Je vous écris pour vous informer de…

• I am writing to inform you about the…. --> Je me permets de vous écris pour vous informer…

• I am delighted to tell you… (if you’re communicating good news) --> J'ai le plaisir de vous annoncer... (si vous communiquez une bonne nouvelle)

• I regret to inform you that… (if you’re communicating bad news) --> J'ai le regret de vous informer que... (si vous communiquez une mauvaise nouvelle)

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Si vous répondez plutôt à un e-mail que vous avez reçu, vous pouvez dire :

• I am writing to follow up on… --> Je me permets de vous écrire pour faire le suivi de...‍
• I am writing in reply to… --> Je vous écris en réponse à…‍
• I am writing in response to… --> Je vous écris en réponse à…‍
• I am writing to thank you for…  --> Je vous écris pour vous remercier de... (si vous devez remercier le destinataire)‍
• In response to your email.../ En réponse à votre e-mail…
  

Exemples :

I am writing to follow up on my order. --> Je me permets de vous écrire pour faire le suivi de ma commande.‍

In response to your email, we have decided to go ahead with your application. --> En réponse à votre e-mail, nous avons décidé de donner suite à votre demande.

In response to your email, I am sending you the list of candidates for the job. --> En réponse à votre email, je vous envoie la liste des candidats pour le poste.

Si vous écrivez pour demander quelque chose,  vous pouvez utiliser cette phrase:

• I am emailing to ask about… --> Je vous écris pour vous demander…‍
• I am emailing to ask about your availabilities for the job --> Je vous écris pour connaître vos disponibilités pour le poste. ‍
• I am emailing to ask about the minutes from today's meeting. --> Je vous écris pour vous demander le procès-verbal de la réunion d'aujourd'hui.

Ecrire le corps du texte de votre e-mail en anglais

Dans le monde du travail, on a plutôt tendance à écrire des e-mails notamment pour :

• Répondre à une demande d'information
• Informer quelqu'un de quelque chose
• Changer un rendez-vous

Examinons le vocabulaire en anglais lié à ces cas de figure :

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Répondre à une demande d'information

Si vous écrivez pour répondre à une demande d'information, vous pouvez d'abord écrire une formule de politesse pour le remercier de son intérêt. Par exemple :

• Thank you for your interest. --> Merci de votre intérêt.‍
• Thanks for choosing… --> Merci d'avoir choisi...

Pour utiliser une formule de politesse pour exprimer l'espoir que votre interlocuteur trouve satisfaction, vous pouvez utiliser :

• ‍We hope you find this satisfactory. --> Nous espérons que vous trouverez cela satisfaisant.‍
• We hope you are happy/satisfied with this. --> Nous espérons que vous êtes heureux/satisfait de ceci.

Informer quelqu'un de quelque chose

Voici quelques phrases d'ouverture que vous pouvez utiliser pour informer votre interlocuteur :

• I’d like to inform you of… --> Je voudrais vous informer de...
• I’m writing to tell you about… --> Je vous écris pour vous parler de...
• Just a note to say… --> Juste un mot pour vous dire...
• Just to update you on… -->Juste pour vous mettre à jour sur...

Si vous avez une relation plus informelle et que vous vous connaissez bien, vous pouvez essayer d'utiliser des phrases comme celles-ci :

• Here’s the low-down on… --> Voici ce que vous savez sur...
• FYI: This is to let you know… --> "FYI : Ceci est pour vous faire savoir..." (FYI signifie "Pour votre information (= For Your Information").

Vers la fin de l'e-mail, vous pouvez ajouter :

• Hope this helps. --> J'espère que ça vous aidera. (moins formel)

Vous pouvez également proposer de fournir des informations supplémentaires si nécessaire :

• Let me/us know if you need anything else.” --> Faites-moi/nous faire savoir si vous avez besoin d'autre chose.
• Faites-moi savoir si je peux vous aider davantage."--> Let me know if I can help you further.

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Changer un rendez-vous

 Avez-vous pris un rendez-vous, mais vous devez l'annuler ou le reporter ? Comment le faire savoir poliment à quelqu'un ?

Ces phrases et expressions devrait convenir :

•  I’m sorry but I can’t do/make Thursday… --> Je suis désolée, mais je ne peux pas le faire jeudi..
• This is to let you know that I’ve had to put off/postpone… --> Je vous écris pour vous informer que j'ai dû reporter/remettre à plus tard....
• I’m writing to call off/cancel… --> Je vous écris pour annuler/révoquer...
• I’m afraid I can’t make/manage Wednesday. How about Friday instead?” --> J'ai bien peur de ne pas pouvoir faire/gérer le lundi. Que diriez-vous de mardi à la place ?

Confirmer un rendez-vous

 Si au contraire vous devez confirmer un rendez-vous, faites-le savoir à votre interlocuteur en utilisant ces phrases :

• I’d like to confirm… --> Je voudrais confirmer...
• Just writing to confirm… --> J'écris juste pour confirmer…

Vous pouvez aussi adopter un ton plus informel en écrivant :

• Monday is good for me. -> Le lundi me convient. ( s'ils ont déjà proposé le lundi.)

Une bonne façon de terminer est d'écrire :

 Looking forward to seeing/meeting… --> J'ai hâte de voir/rencontrer...

Joindre un fichier en e-mail

Si vous avez joint un fichier à votre courrier électronique, pensez à l'indiquer à la personne.

• “I’m sending you the plan for the week as an attachment.” --> Je vous envoie le plan de la semaine en pièce jointe.
• “I’ve attached…” --> J'ai joint...
• “Please find attached…” --> Veuillez trouver ci-joint...
• “I’m attaching…” --> Je joins...

Terminer un e-mail

Lorsque vous terminez un e-mail, vous pouvez vouloir finir de différentes manières en fonction de ce que vous attendez de votre interlocuteur.

Pour clore poliment la conversation :

• Thank you for your help/assistance. --> Merci pour votre aide/assistance.
• Have a nice day/weekend. --> Passez une bonne journée/un bon week-end.
  

Si vous voulez qu'ils vous contactent s'ils ont besoin de plus d'informations, vous pouvez écrire :

• Do not hesitate to contact me if you need any assistance.  --> N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'aide. (formel)
• Let me know if you need anything else. --> Faites-moi savoir si vous avez besoin d'autre chose. (informel)

Si vous voulez qu'ils vous répondent, vous pouvez écrire :

• I look forward to hearing from you. -->  Je suis impatient d'avoir de vos nouvelles. (formel)
  

• Looking forward to hearing from you. --> "J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles. (moins formel)
  

• I look forward to your reply. -->  J'attends votre réponse avec impatience. (formel)
  

• Hope to hear from you soon. --> J'espère avoir de vos nouvelles bientôt. (informel)

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Les formules de politesse de conclusion

Votre conclusion dépendra de la façon dont vous connaissez le lecteur. Les formules de conclusion les plus courantes sont les suivantes :

• Sincerely --> Sincèrement (formel)
• Kind/Best/Warm regards --> Kind/Best/Warm regards (moins formel)

• All the best --> Tous mes vœux
• Best --> Le meilleur
• See you (soon) --> Au revoir (bientôt)
• Take care --> Prenez soin de vous
• Bye  --> Au revoir (peu formel)
  

Des exemples d'e-mails formels en anglais

Exemple 1

Dear Mrs Smith,

I’m Alexandra Suciu, and I work in the marketing team at Cercle des Langues. We’re specialists in English language learning. Given that you’re a leading publicist within our niche, I believe a collaboration would be in both our interests. In particular, you’d benefit from being able to access our award-winning platform.

I’d like to take this opportunity to invite you for a meeting at our headquarters at the Tour Montparnasse, February 12th, at 9:00am , where we can discuss this further.

Feel free to suggest another time and location if that doesn’t work for you.

Kind regards,

Alexandra

Combien de mots et d'expressions clés pouvez-vous repérer ?

Maintenant, un courriel pour quelqu'un que vous avez récemment rencontré:

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Exemple 2

Hi Tanya!

We met at the launch lunch yesterday.

Sounded like you were interested in some of the courses we offer.

Want to book in a quick meeting this week to see what we can do?

Let me know when you’re available.

Sincerely,

Benedicte

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>> Une question pour vous... quel e-mail est le plus formel ?

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Pour aller plus loin…

Les acronymes dans les e-mails

Avez-vous déjà vu "ASAP", "BTW" ou "FYI" dans des courriels ? C'est probable. Ce sont des acronymes, c'est-à-dire qu'ils sont composés des premières lettres de phrases ou de mots. Souvent, ils sont constitués des premières lettres des mots d'une phrase particulière. Nous en avons déjà examiné quelques-uns, mais voici un bref aperçu :

ASAP : As Soon As Possible  Dès que possible 

BTW : By the Way (en anglais) Au fait 

FYI : For your information Pour votre information 

Si vous voulez plus de détails sur le vocabulaire business, n’hésitez pas à aller voir notre article sur ce sujet. 

Félicitations ! Maintenant vous êtes un expert du courriels en anglais ! N'oubliez pas que si vous voulez aller plus loin et avoir une formation complète en Anglais Professionnel, vous pouvez faire appel au Cercle des Langues ;)

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