Vous cherchez un financement pour faire monter en compétence vos collaborateurs ? Il existe un dispositif permettant la prise en charge de la formation de vos équipes par un organisme, pour une évolution professionnelle : l'OPCO.
Dans cet article vous saurez tout sur leur fonctionnement : inscription, conditions, éligibilité. Il peut s'agir d'un véritable casse-tête, surtout lorsqu'on n'a jamais eu affaire à cet opérateur auparavant. Mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous éclairer.
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Au programme de cet article
Qu'est-ce qu'un OPCO et quel est son rôle ?
Mais que veut dire ce terme ? Un OPCO (Opérateur de Compétences) a plusieurs fonctions :
- Collecter les fonds pour la formation professionnelle
- Accompagner les TPE/PME dans leurs efforts de formation et de promouvoir les branches professionnelles pour le développement des compétences.
C'est un peu comme un couteau suisse, multi-usage et toujours pratique à avoir à portée de main.
Pour faire simple, un OPCO, ou Opérateur de Compétences, est une structure qui vous aide à prendre en charge les formations de vos salariés. Il est comme votre bon samaritain financier dans le monde complexe de la formation professionnelle.
Chaque secteur a son propre OPCO, qui peut financer une partie ou la totalité des frais de formation, à condition que cette formation corresponde à ses critères d'éligibilité. Imaginez, par exemple, une formation d’anglais grâce à l’OPCO. Si cette dernière est éligible, vous pourriez bien vous retrouver à perfectionner l'accent britannique de vos équipes sans dépenser un sou !
Quels sont les différents OPCO ?
Il existe 11 Opérateurs de Compétences (OPCO) en France, chacun ayant la charge d'un ou de plusieurs secteurs d'activité spécifiques. Leur rôle est de collecter les contributions financières des entreprises qui serviront ensuite à financer la formation professionnelle. Voici un aperçu des différents OPCO et des secteurs qu'ils couvrent :
- Afdas : Culture, communication, médias, loisirs.
- OPCO 2i : Industrie (15 branches industrielles).
- Atlas : Banques, assurances, services financiers et conseils.
- OPCO Mobilités : Mobilité (automobile, ferroviaire, transports, etc.).
- Ocapiat : Agriculture, pêche, industries agroalimentaires et coopération agricole.
- Constructys : Bâtiment et travaux publics (BTP).
- Opcommerce : Commerce et distribution.
- Akto : Services à forte intensité de main-d'œuvre (intérim, propreté, sécurité, etc.).
- OPCO EP : Entreprises de proximité (artisanat, commerce de proximité, etc.).
- Uniformation : Économie sociale, habitat social, protection sociale.
- OPCO Santé : Secteur de la santé (établissements de santé privés et publics).
Selon votre secteur d'activité, l'OPCO compétent pour vous sera différent. Si vous travaillez dans la restauration, par exemple, c'est très probablement l'OPCO des Entreprises de Proximité qui est responsable de votre formation.
Comment connaître mon OPCO ?
Pour connaître l'OPCO dont dépend votre entreprise, vous pouvez suivre ces étapes :
Identifier votre convention collective : L'OPCO de votre entreprise dépend généralement de la convention collective appliquée. Vous pouvez la trouver sur votre bulletin de paie, dans votre contrat de travail ou en demandant au service des ressources humaines de votre entreprise.
Utiliser le site du ministère du Travail :
- Rendez-vous sur le site du Ministère du Travail, ou sur opco.fr, qui propose un annuaire des OPCO.
- Vous pouvez également utiliser le moteur de recherche du Code NAF/APE, qui permet de trouver l'OPCO correspondant en fonction du secteur d’activité de l’entreprise. Le code NAF/APE figure également sur le bulletin de salaire ou les documents administratifs de l'entreprise.
Vérifier auprès de votre entreprise : Le service des ressources humaines ou la direction de l'entreprise peut vous indiquer directement quel est l'OPCO auquel elle est rattachée. Il est souvent mentionné dans les documents relatifs à la gestion de la formation.
Se renseigner sur la plateforme "Mon Compte Formation" : Si vous êtes salarié, vous pouvez vous connecter à Mon Compte Formation pour obtenir des informations sur les droits à la formation et éventuellement l'OPCO de votre secteur.
Cela vous permettra d'identifier le bon OPCO pour toute demande relative à la formation professionnelle.
Quelles sont les modalités de prise en charge ?
Les règles pour bénéficier de la prise en charge d'une formation d'un collaborateur par l'OPCO dépendent de nombreux paramètres.
Les prérequis pour être éligible
Tout d'abord, en tant qu'employeur, vous devez être à jour dans le versement de vos cotisations à la formation professionnelle. Ces cotisations versées vont alimenter le budget que les OPCO pourront allouer à la formation des salariés.
Le montant qu'une entreprise doit verser pour contribuer à la cotisation formation professionnelle représente 0,55% à 1% de la masse salariale de l'entreprise. Cette cotisation est versée à l'URSSAF qui se charge ensuite de faire l'allocation aux OPCO.
Il faudra ensuite respecter le processus permettant de recevoir le financement : délais de dépôt de dossier, éligibilité de la formation, statut du salarié, centre de formation agréé.
Budget alloué, et plafond de prise en charge
La taille de votre entreprise joue un rôle important dans le budget qui vous est alloué. Une entreprise de plus de moins de 50 salariés est plus prioritaire qu'une entreprise de taille plus importante. Les petites entreprises bénéficient donc d'une prise en charge plus avantageuse.
Au-delà de la taille de votre entreprise, la prise en charge de la formation de vos salariés va dépendre de l'OPCO dont vous dépendez. Chacun à un plan de financement particulier, qui dépend des besoins métier du secteur.
Par exemple, dans les formations éligibles dans le secteur de la restauration ne seront pas les même que pour le secteur de l'industrie car les besoins ne sont pas les mêmes. Il y a une recherche de cohérence pour favoriser la professionnalisation du secteur.
L’OPCO impose des plafonds de financement par action de formation ou par salarié (ex. : coût par heure de formation, montant global de la formation, etc.). Si la formation dépasse ces plafonds, l’entreprise devra financer la différence.
Exemple : dans le secteur de la coiffure, les formations coupe, coiffage et extensions capillaires sont financées à hauteur de 25€/h.
Les profils éligibles
Les statuts des profils éligibles sont nombreux :
Salariés en CDI : Les salariés en CDI au sein d’une entreprise peuvent bénéficier de la prise en charge par l’OPCO pour des formations visant à développer leurs compétences ou à répondre à des obligations légales (par exemple, les formations en sécurité).
Contrats en alternance : Les alternants, qu'ils soient sous contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, sont éligibles à la prise en charge des OPCO. Ces contrats allient formation théorique et expérience professionnelle en entreprise.
Salariés en CDD : Les salariés en CDD peuvent également bénéficier de formations financées par un OPCO, même si la durée de leur contrat est limitée. Ce dispositif est souvent utilisé pour les salariés en CDD qui souhaitent développer des compétences transférables à d’autres emplois.
Intérim : Les intérimaires peuvent bénéficier de la prise en charge de leur formation par l’OPCO spécifique aux entreprises de travail temporaire (FAF.TT - Fonds d'Assurance Formation du Travail Temporaire). L'objectif est de favoriser la montée en compétences des intérimaires pendant leurs missions.
Salariés en insertion : Les salariés en Contrat Unique d’Insertion (CUI) ou en Parcours Emploi Compétences (PEC) sont éligibles à la prise en charge OPCO pour des actions de formation visant à leur insertion ou réinsertion professionnelle.
Salariés en reconversion ou promotion par Alternance (Pro-A) : Le dispositif Pro-A (Reconversion ou Promotion par Alternance) permet aux salariés en CDI, mais également à certains salariés en CDD, d’acquérir de nouvelles compétences ou de se reconvertir vers un nouveau métier tout en maintenant leur contrat de travail.
Demandeurs d'emploi : Les demandeurs d'emploi, bien que ne relevant pas directement des OPCO dans le cadre de leur statut de chômeur, peuvent dans certains cas bénéficier de financements pour des formations via l'OPCO s'ils sont en contrat avec une entreprise avant la formation, ou dans le cadre d’une préparation à une embauche.
Dirigeants : Dans certaines situations, notamment dans les entreprises de moins de 11 salariés, les dirigeants d’entreprise eux-mêmes peuvent bénéficier de la prise en charge OPCO pour financer leur propre formation.
Les formations éligibles
Les formations qui peuvent être prises en charge dans un remboursement OPCO, comme on l'a évoqué précédemment, dépendent des besoins métier de la branche d'activité.
Pour savoir quelles sont les formation éligibles, il faut se renseigner directement auprès de son OPCO, afin d'avoir accès à un catalogue des organismes agréés proposant des formations finançables par le dispositif.
Globalement, il y a tout de même plusieurs catégories de formations qui seront éligibles. Elles doivent être cohérente avec l'évolution professionnelle du salarié pour lui permettre de progresser.
On distingue plusieurs types d'action relevant du champ de la formation.
Formations qualifiantes et certifiantes
Les formations certifiantes permettent d’obtenir un diplôme, un titre professionnel ou une certification reconnue. Ces formations sont généralement inscrites au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique (RS), et elles valident des compétences dans un domaine précis.
Les formations qualifiantes visent à doter les salariés de compétences spécifiques sans nécessairement aboutir à un diplôme ou à une certification officielle. Elles permettent souvent d'acquérir une compétence technique ou un savoir-faire lié à un secteur d’activité.
Formations obligatoires
Les formations obligatoires sont requises par la loi ou la réglementation pour l'exercice de certains métiers. Elles sont souvent liées à la sécurité, à l'hygiène, ou à des obligations spécifiques à certains secteurs d’activité.
Formations en Alternance (Contrat d'Apprentissage et Contrat de Professionnalisation)
Les formations en alternance combinent un enseignement théorique dans un organisme de formation et une expérience pratique en entreprise. Elles sont éligibles à une prise en charge complète ou partielle par les OPCO.
Le contrat d'apprentissage permet à un jeune de suivre une formation tout en travaillant en entreprise, avec une prise en charge des frais pédagogiques par l’OPCO.
Le contrat de professionnalisation vise à former un salarié tout en lui permettant d’obtenir un diplôme, un titre professionnel, ou une qualification reconnue. L’OPCO peut financer à la fois la formation et une partie de la rémunération de l’alternant.
Actions de Développement des Compétences
Les actions de développement des compétences visent à adapter les compétences des salariés aux évolutions du marché du travail ou à l’organisation interne de l’entreprise. Ces formations peuvent être prises en charge si elles sont en lien avec les priorités définies par la branche professionnelle de l’entreprise.
Validation des Acquis de l'Expérience (VAE)
La Validation des Acquis de l'Expérience (VAE) est un dispositif qui permet à un salarié de faire reconnaître officiellement ses compétences acquises au cours de son expérience professionnelle par l’obtention d’une certification, d’un diplôme ou d’un titre professionnel.
Bilan de Compétences
Le bilan de compétences est une action permettant à un salarié d’évaluer ses compétences professionnelles et personnelles en vue d'une évolution de carrière ou d'une reconversion. L’OPCO peut prendre en charge tout ou partie des frais liés à cette démarche.
Les frais pris en charge selon le dispositif
Lors d'un processus de financement OPCO, différents types de frais sont observés et peuvent être couverts.
Les frais pédagogiques
Les frais pédagogiques représentent le coût de l'action de formation. Le montant forfaitaire remboursable est fixé par l'OPCO, souvent exprimé en taux horaire. Le dépassement de ce plafond est à la charge de l'entreprise.
Les frais de rémunération des salariés
Dans certains cas, l'OPCO peut participer au maintien du salaire du stagiaire pendant sa période de formation. Cela concerne majoritairement les TPE, et le remboursement se fait à la hauteur du smic horaire pendant les heures de formation.
Les frais annexes
Les frais annexes concernent les dépenses réalisées par le stagiaire pour se restaurer, pour son hébergement et pour ses frais de déplacement pendant la durée de sa formation.
Les OPCO ont chacun leur barème propre à chaque situation. Pour les connaître, il faut aller directement sur le site de son OPCO.
Quelles sont les étapes du financement ?
Le financement d’une formation par un OPCO suit un processus bien structuré. En tant qu'employeur, il est important de comprendre les différentes étapes, les temporalités à respecter, ainsi que les modalités d’avance des frais et de remboursement pour optimiser le développement des compétences de vos collaborateurs.
- Identification des besoins en formation : une étape primordiale pour être sûr d'engager une action de formation éligible par l'OPCO
- Sélection de l'organisme de formation : une étape tout aussi importante pour rester dans les conditions applicables d'un financement de formation par l'OPCO.
- Constitution et soumission du dossier à l'OPCO : une étape qui peut prendre 1 à 2 semaines, mieux vaut prévoir à l'avance pour mettre toutes les chances de son côté.
- Validation et modalités de financement : l'OPCO vous apporte sa réponse sous 2 à 4 semaines, et vous expose les modalités de financement (montant pris en charge, possibilité de financement des frais annexes...)
- Réalisation de la formation : le salarié assiste à la formation de façon assidue. En tant qu'employeur, vous devez vous assurer que vos collaborateurs suivent leur apprentissage.
- Justification et remboursement : Pour recevoir le remboursement de l'OPCO, vous devrez transmettre un dossier pour attester du suivi de la formation : attestation de suivi, facture de l'organisme de formation, facture des frais annexes.
- Suivi post-formation et évaluation : après la formation, réaliser un bilan des compétences acquises avec votre collaborateur est une bonne pratique, afin d'exploiter efficacement cette progression.
Maximiser ses chances : le timing de dépôt de dossier
La date limite de dépôt de dossier pour financer une formation via une OPCO (Opérateur de Compétences) est un élément crucial pour toute entreprise ou salarié souhaitant bénéficier de ce financement. Chaque OPCO dispose de ses propres critères et délais, qui peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment le secteur d’activité, le type de formation et l’organisme de formation choisi.
En général, il est recommandé de soumettre une demande de financement au moins 30 jours avant le début de la formation. Cependant, dans certains cas, notamment pour des formations plus complexes ou des secteurs où la demande est élevée, il peut être préférable d’anticiper encore davantage et de déposer le dossier 60 à 90 jours à l’avance. Cela permet de laisser le temps nécessaire à l’OPCO pour traiter la demande, vérifier les éléments du dossier (devis, programme de formation, plan de développement des compétences, etc.) et, le cas échéant, demander des documents complémentaires.
Les deadlines spécifiques imposées par certains OPCO répondent à plusieurs raisons pratiques. D’abord, elles permettent une meilleure gestion budgétaire annuelle. Les OPCO disposent d’enveloppes financières limitées chaque année, et une fois ces fonds épuisés, ils ne peuvent plus accepter de nouvelles demandes (EduGroupe).
En fixant des dates précises, les OPCO assurent que les demandes seront traitées avant que le budget ne soit entièrement consommé. Deuxièmement, ces délais facilitent l'organisation interne et le traitement des dossiers, garantissant que chaque demande est bien vérifiée et validée dans les temps impartis(OPCO Mobilités). Enfin, ces dates incitent les entreprises à anticiper leurs besoins de formation et à déposer leurs demandes en avance, ce qui améliore la planification globale(OPCO Mobilités).
Voici quelques exemples de dates limites pour les dépôts de dossier en 2024 :
- OPCO Mobilités : Les dossiers doivent être déposés au plus tard le 1er décembre 2024
- OPCO Atlas : Pour les financements via le FNE-Formation, la date limite a été prolongée jusqu’au 16 février 2024
- OPCO EP : La date limite pour les demandes de financement est fixée au 15 novembre 2024 avec une validation au plus tard le 30 novembre 2024.
Enfin, chaque OPCO ayant ses propres règles et processus, il est essentiel de consulter le site web de l’OPCO dont vous dépendez ou de contacter directement leur service client pour connaître les dates spécifiques de dépôt de dossier. En cas de doute, un échange direct avec un conseiller de l'OPCO peut permettre de clarifier les délais et d'assurer une bonne préparation du dossier pour maximiser les chances de validation du financement.
En résumé, pour optimiser vos chances de financement, déposez votre dossier le plus tôt possible et assurez-vous qu'il soit complet pour éviter tout retard.
Le Cercle des Langues et le financement OPCO
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La bonne nouvelle ? Nos formations sont souvent éligibles au financement OPCO. Si vous souhaitez mettre en place une formation d'anglais pour votre entreprise, le Cercle des Langues peut vous aider à atteindre vos objectifs.
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Alors, si vous souhaitez former vos équipes à l’anglais, vous pouvez utiliser votre financement OPCO.
Le Cercle des Langues se fera, également, un plaisir de vous accompagner dans vos démarches administratives.
Décortiquer le fonctionnement de l'OPCO peut sembler intimidant au premier abord, mais une fois que l'on a saisi les bases, tout devient plus simple. Que vous souhaitiez apprendre l'anglais, développer de nouvelles compétences ou vous perfectionner dans votre domaine, l'OPCO peut être un précieux allié. Alors n'attendez plus, faites le pas et ouvrez la porte à de nouvelles opportunités. Votre futur vous en remerciera !
