Proposer une formation à ses salariés est gratifiant pour un responsable formation, et c’est aussi un facteur de qualité de vie au travail. Mais combien coûte réellement une formation, et comment la budgétiser ? Un budget formation comprend deux volets : les contributions obligatoires que l’entreprise verse chaque année, et le coût réel des formations qu’elle met en place. Cet article détaille les deux, avec des exemples chiffrés et les règles en vigueur en 2026.
{{simulateur-opco="/simulateur-opco-embed"}}
Les contributions obligatoires : ce que l’entreprise verse
Quel pourcentage de la masse salariale pour la formation professionnelle ?
Toute entreprise participe au financement de la formation professionnelle dès son premier salarié. Le taux de la contribution légale dépend de l’effectif : 0,55 % de la masse salariale pour une entreprise de moins de 11 salariés, 1 % pour une entreprise de 11 salariés et plus. Cet effectif s’apprécie sur la base de l’effectif annuel moyen.
À titre d’illustration, avec des chiffres fictifs :
- une entreprise de 8 salariés, avec 300 000 € de masse salariale brute, verse 1 650 € (0,55 %) ;
- une entreprise de 20 salariés, avec 800 000 € de masse salariale brute, verse 8 000 € (1 %).
Attention au franchissement du seuil de 11 salariés
Quand l’effectif passe à 11 salariés ou plus, le taux de 1 % ne s’applique pas immédiatement. L’entreprise reste au taux de 0,55 % pendant 5 années, et passe à 1 % à partir de la 6e année si son effectif est resté supérieur ou égal à 11 salariés. Si l’effectif redescend sous 11 salariés, une nouvelle période de 5 ans s’ouvre. Surveillez donc votre effectif d’une année sur l’autre pour anticiper le changement de taux.
Sur quelle base calculer la masse salariale ?
L’assiette de la contribution comprend toutes les rémunérations au sens de la Sécurité sociale. Concrètement, vous additionnez, pour l’ensemble de vos salariés :
- les salaires et gains ;
- les primes et gratifications ;
- les indemnités de congés payés et autres indemnités ;
- les avantages en argent ou en nature ;
- les pourboires, qu’ils soient perçus directement ou par l’intermédiaire d’un tiers.
La contribution CPF-CDD
Si vous employez des salariés en CDD, une contribution supplémentaire est due : 1 % de la masse salariale en plus de la contribution légale. Elle finance le compte personnel de formation de ces salariés. Elle est calculée sur la même base que la contribution légale, avec quelques exceptions prévues par les textes.
Qui collecte, et où va l’argent ?
La contribution est collectée par les Urssaf depuis 2022 (elle l’était auparavant par les OPCO). Les fonds sont ensuite transmis à France compétences, qui les répartit notamment entre les OPCO et France Travail. Ils financent en particulier l’alternance et le développement des compétences dans les entreprises de moins de 50 salariés. Ces règles découlent de la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, qui a regroupé la contribution à la formation professionnelle et la taxe d’apprentissage.
Le coût réel d’une formation : ce que l’entreprise dépense
Le plan de développement des compétences
Le plan de développement des compétences recense les actions de formation décidées par l’employeur : formation aux normes de sécurité, aux nouveaux logiciels, apprentissage d’une langue, mais aussi bilan de compétences ou validation des acquis de l’expérience (VAE). C’est l’outil qui permet d’établir un budget prévisionnel, puis de suivre les dépenses au cours de l’année. L’employeur a en effet l’obligation d’adapter ses salariés à leur poste et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, notamment face aux évolutions technologiques ou organisationnelles.
Les postes de dépense à prévoir
Pour calculer le coût d’une formation, ne vous limitez pas au tarif de l’organisme. Comptez :
- les coûts pédagogiques, qui correspondent au prix de la formation ;
- la rémunération du salarié pendant ses heures de formation, puisqu’il est absent de son poste ;
- les frais annexes : déplacement, hébergement, restauration ;
- le remplacement éventuel du salarié pendant son absence.
Une formation en ligne supprime les frais de déplacement et d’hébergement, et les créneaux se placent plus facilement dans l’agenda du salarié.
Exemple chiffré : une formation en espagnol pour 4 collaborateurs
Prenons une entreprise dont l’équipe commerciale travaille avec des clients en Espagne, avec des montants fictifs.
- Les coûts pédagogiques s’élèvent à 7 200 € HT pour 4 salariés à 1 800 € HT chacun.
- La rémunération pendant la formation représente 4 200 € : 4 salariés suivent 30 heures de cours, avec un coût horaire de 35 €.
- Les frais annexes sont nuls, puisque la formation se déroule en ligne. Le budget total atteint donc 11 400 €.
Le même programme en présentiel ajouterait des frais de déplacement, par exemple 150 € par salarié, soit 600 € supplémentaires.
Qui finance le plan de formation ?
C’est l’effectif qui détermine qui prend en charge ces dépenses. Les entreprises de 50 salariés et plus financent leur plan de développement des compétences sur leurs fonds propres. En dessous de 50 salariés, l’OPCO peut prendre en charge tout ou partie des coûts pédagogiques, de la rémunération du salarié et des frais annexes. Les plafonds de prise en charge varient selon l’OPCO de votre branche professionnelle. Pour savoir comment les estimer, consultez notre article sur le budget OPCO ou essayez notre simulateur :
{{simulateur-opco="/simulateur-opco-embed"}}
Un changement à intégrer à votre budget : la fin de la subrogation.
Depuis le 1er octobre 2026, la subrogation de paiement (l’OPCO réglait directement l’organisme de formation) touche à sa fin à cause d’une réforme de la TVA. Dans la quasi-totalité des dispositifs, l’entreprise avance les frais de formation puis demande un remboursement à son OPCO. Prévoyez donc une avance de trésorerie. L’OPCO rembourse le montant hors taxes, la TVA reste à la charge de l’entreprise, qui peut la récupérer selon son régime de TVA.
Réduire son budget formation avec le CPF
Un responsable formation peut inciter ses salariés à devenir acteurs de leur formation. Le CPF y contribue : chaque salarié acquiert 500 € de droits par an, jusqu’à 5 000 €. Les règles ont changé en 2026 :
- Un plafond de 1 500 €. Depuis le 26 février 2026, la prise en charge par le CPF est plafonnée à 1 500 € par formation pour les certifications du Répertoire spécifique, dont font partie les certifications de langues.
- Un reste à charge de 150 €. Depuis le 2 avril 2026, le salarié paie une participation forfaitaire de 150 €. L’employeur ou l’OPCO peuvent la prendre en charge en tout ou partie.
Un reste à charge qui pourrait atteindre 350 € en 2027.
Le projet de loi de finances pour 2027 prévoit une nouvelle hausse de cette participation. Un salarié qui choisirait une formation considérée comme non prioritaire, sans aide de son entreprise ni d’un autre financeur, pourrait payer jusqu’à 350 €.
Ce montant n’est pas définitif : le projet de loi a été déposé à l’Assemblée nationale le 1er octobre 2026, et le chiffre de 350 € ne figure pas dans l’article concerné, le montant exact devant être précisé après l’adoption de la loi. Tant que la loi n’est pas votée, la participation reste de 150 €.
En revanche, le projet prévoit une exonération lorsque l’employeur ou un autre tiers apporte un financement au moins égal à la participation de base (150 €).
L’abondement : un co-investissement qui profite aux deux parties
L’abondement consiste, pour l’entreprise, à compléter le financement du CPF de son salarié. C’est le moyen de financer une formation complète, y compris quand elle dépasse le plafond de 1 500 €, sans supporter seule la totalité du coût.
Prenons une formation en allemand à 2 000 € :
- le CPF du salarié prend en charge 1 500 € ;
- l’entreprise règle les 500 € restants, soit 25 % du coût total ;
- le salarié n’a plus aucun reste à charge : il ne paie ni les 500 € qui dépassent le plafond, ni la participation forfaitaire de 150 €, car les salariés dont l’employeur abonde le financement en sont dispensés. Il n’avance rien et ne sort pas un euro de sa poche.
Pour le salarié, cela ouvre l’accès à une formation qu’il aurait peut-être renoncé à suivre.
Pour l’entreprise, c’est un co-investissement : elle choisit des formations alignées sur ses besoins (une langue utile à un marché, un niveau requis pour un poste) en ne finançant qu’une partie du coût. Ce geste renforce aussi l’engagement de vos équipes, votre marque employeur et la fidélisation des collaborateurs. L’abondement peut également être prévu par un accord collectif (entreprise, groupe ou convention collective), ce qui permet d’en faire une politique de formation structurée plutôt qu’une décision au cas par cas.
La démarche pour effectuer un abondement n'est par ailleurs pas très compliquée, comme nous le détaillons ci-dessous :
Formez vos collaborateurs en anglais, allemand, espagnol ou italien
Si vous souhaitez améliorer les compétences linguistiques de vos équipes dans le cadre d'une formation entreprise, le Cercle des Langues les forme en anglais, allemand, français, espagnol et italien, 100 % en ligne et sur mesure, selon leur objectif, leur niveau et leur secteur d’activité. La Méthode 4C combine quatre formats :
- Cours particuliers avec un professeur certifié, qui cible les objectifs de vos collaborateurs en fonction de votre domaine d’expertise ;
- Cours collaboratifs en groupes de 5 personnes maximum, par niveau ;
- Cours e-learning sur notre plateforme pédagogique, disponible 24h/24 ;
- Conférences live, avec accès aux replays.
La certification officielle est incluse dans la formation (en anglais : TOEIC, Linguaskill ou English360). Nos formations sont finançables via le CPF, et vous pouvez aussi vous rapprocher de votre OPCO.
.jpg)
