Tout Savoir sur Comment Calculer le Coût d’une Formation Entreprise

Un responsable formation au sein d'une entreprise sait combien il est gratifiant de proposer aux salariés de se former. C'est aussi une étape indispensable à la qualité de vie au travail. Mais comment calculer le coût d'une formation pour que cette dernière soit synonyme d'acquisition de nouvelles compétences ? Afin de peaufiner votre budget formation, parcourez sans attendre ces informations utiles.

Comment calculer un budget formation d'entreprise ?

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Comment calculer le coût d'une formation quand on est chef formateur au sein d'une entreprise ? Tout d'abord, grâce à votre contribution annuelle au budget de formation proportionnel à l'effectif de l'entreprise. 

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Pour un budget de formation par exemple, il s'agit de vérifier si votre entreprise détient un effectif inférieur ou supérieur à 11 salariés. Cette opération déterminera le taux de contribution annuelle. En fonction du résultat, vous verserez une cotisation minimale de 0,55% à l'OPCO représentatif de votre accord de branche ou interprofessionnel jusqu'à 11 salariés. Ensuite, le versement s'élèvera à 1% pour une masse salariale supérieure. 

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Elément important, l'effectif s'évalue chaque 31 décembre de l'année en cours pour tous les établissements de la société. Cela veut dire que le budget formation de l'entreprise s'effectue à la même époque. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour savoir comment calculer le coût d'une formation.

Attention au changement de seuil de l'effectif !

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Afin de maîtriser le budget formation de votre entreprise, vous devez revoir à la hausse le taux de contribution à la formation professionnelle durant 5 années civiles consécutives. En clair, le taux de 1% ne sera effectif qu'en 2027, dans le cas où l'effectif ne sera pas redescendu en dessous des 11 salariés au cours des 5 années civiles. Cette information vaut son pesant d'or pour calculer au plus juste votre budget de formation entreprise.

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Comment budgétiser un plan de formation ?

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Tout responsable de formation doit calculer son budget formation en entreprise. En premier lieu, il comptabilise les différentes contributions obligatoires et son coût de formation dans le plan de développement des compétences. Ainsi cet outil de gestion indispensable lui permettra de savoir comment calculer le coût d'une formation en entreprise.

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‍Ce plan de développement des compétences permet d'établir un budget formation prévisionnel des coûts d'une formation en amont. Par la suite, le responsable formation suivra les dépenses au cours de l'année. Outre le coût d'une formation d'un salarié, l'employeur doit évaluer des frais annexes comme : les frais de déplacement (hébergement ou restauration en sus), le coût de la rémunération du salarié absent de son poste, et le remplacement éventuel du salarié en formation.

La promotion du CPF pour récupérer son budget de formation

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Un responsable de formation peut inciter ses salariés à devenir acteurs de leur formation. C'est une mission gratifiante qui contribue à la qualité de vie au travail des salariés. Comment est calculé le CPF aujourd'hui ? Prochainement, les salariés devront peut-être mettre la main à la poche selon l'amendement déposé par le gouvernement pour le budget 2023 concernant le CPF. En principe cette participation sera proportionnelle au coût de la formation. En outre, un décret en Conseil d'État devrait en préciser prochainement les contours.

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Heureusement, les demandeurs d'emploi sont exonérés de cette obligation. De même, si le CPF est à la demande de l'employeur. Par exemple, plusieurs établissements secondaires de votre entreprise sont situés dans un pays anglophone. Dans ce cas, les salariés devront maîtriser un anglais professionnel pour satisfaire à leurs obligations. Le Cercle des Langues certifié Qualiopi, s'adaptera à la configuration de votre société pour vous proposer des prestations sur mesure.

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Quel pourcentage de la masse salariale pour une formation professionnelle ?

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Afin de déterminer comment calculer le coût d'une formation, il est primordial de savoir que l'entreprise participe au financement de la formation professionnelle dès son premier salarié ! En tant que responsable formation, vous calculez cette contribution sur la somme totale des rémunérations qui sont imposables ainsi que des avantages versés aux salariés, c'est-à-dire :

• Salaires et/ou gains
• Indemnités congés payés
• Montant cotisations sociales
• Indemnités
• Primes et gratifications
• Autres avantage en argent et/ou en nature
• Sommes touchées en direct ou par l'intermédiaire d'un tiers, en guise de pourboire.

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Maintenant vous savez comment calculer le coût d'une formation !

Qui finance le plan de formation ?

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C'est le nombre de salariés qui va déterminer comment calculer le coût d'une formation. Si votre entreprise comprend plus de 50 personnes, c'est l'employeur qui finance en totalité ce poste.

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En revanche, en dessous des 50 salariés, l'OPCO couvre le budget formation de cette masse salariale ainsi que son salaire. Avant toute chose, comment connaître son OPCO ? Puisque les plafonds de prise en charge sont variables en fonction de l'opérateur de votre branche professionnelle ou de son activité principale.

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Vous savez comment calculer le coût d'une formation, mais à quoi sert ces versements aux OPCO ? En principe c'est pour l'amélioration de la formation professionnelle comme l'alternance et le développement des compétences des entreprises de moins de 50 salariés. Un pourcentage de cette contribution est attribué à France compétences (Pôle Emploi).

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Comment sont financées les formations en entreprise ?

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C'est la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de déterminer son avenir professionnel qui a établi les grands fondements du financement de la formation. Celle-ci fixe les modalités de financement par les employeurs d'actions de formation professionnelle et de l'alternance, notamment :

• Le financement direct des formations des salariés par le plan de développement des compétences
• La participation financière annuelle

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Le plan de développement des compétences

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Bien que le plan de développement des compétences soit facultatif, vous ne pourrez apprécier votre coût d'une formation qu'en utilisant cet outil. En quelque sorte, il vous aidera à établir une bonne gestion financière et logistique de la formation. C'est la garantie que l'employeur respecte bien ses obligations de formation auprès des salariés.

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L'employeur connaît l'importance de calculer le coût d'une formation puisqu'il a l'obligation d'adapter ses salariés à leurs postes de travail. De plus, il doit veiller au maintien dans l'emploi des salariés en consacrant un budget formation entreprise. Lequel sera destiné à l'acquisition de compétences nouvelles en adéquation avec les mutations technologiques ou organisationnelles futures de l'entreprise.

Modalités de mise en œuvre du plan de développement des compétences

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Après l'estimation des besoins des salariés en formation, vous inscrirez dans votre plan de développement des compétences, les formations indispensables comme :

• Actions de formations (normes de sécurité, évolution des logiciels, l'apprentissage d'une langue comme nouvelle compétence, etc.)
• Bilan de compétence, validation des acquis de l'expérience, etc.
• Votre budget de formation entreprise est pris en charge par l'employeur, accessoirement avec une aide de l'OPCO pour les entreprises de moins de 50 salariés.

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La contribution à la formation professionnelle (CFP)

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C'est la loi sur l'avenir professionnel de 2018 qui a regroupé la taxe d'apprentissage et la contribution à la formation professionnelle. Depuis 2021, elle est recouvrée par les URSAFF. La connaître c'est savoir comment calculer le coût d'une formation en entreprise.

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À ce titre, l'ensemble des employeurs sont concernés, quels que soient leurs activités, leurs régimes d'imposition ou leurs statuts juridiques. Les sommes que vous avez versées sont transmises ensuite à France compétences. Cet organisme collecteur a pour mission de verser les sommes nécessaires aux OPCO ainsi qu'à Pole Emploi.

La contribution concernant CPF – CDD

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Cette contribution n'est pas à oublier pour savoir comment calculer le coût d'une formation. Elle sert à financer le compte personnel de formation (CPF) des salariés en CDD. Toutes les entreprises ayant employé des CDD pendant l'année civile en sont redevables. La somme correspond à 1% des rémunérations versées aux salariés en CDD. Son assiette est calculée sur la même base que la contribution professionnelle, c'est-à-dire sur celle des cotisations de sécurité sociale.

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Jetez un œil à notre article sur comment financer une formation si vous n'avez pas de CPF.

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Comment calculer le coût de la masse salariale ?

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Selon l'INSEE, la masse salariale est le cumul des rémunérations brutes des salariés de l'établissement. En clair, pour savoir comment calculer le coût d'une formation, vous devez tenir compte de ce paramètre. Vous comptabilisez le total des rémunérations brutes et des primes versées à l'ensemble des salariés de votre entreprise.

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Attention, les avantages en nature ne sont pas inclus dans la masse salariale. La gestion des rémunérations est en fonction de la masse salariale qui représente jusque 80 % des sommes déboursées par l'entreprise au titre des salaires. D'où l'importance de développer une stratégie à long terme pour choisir les formations les plus appropriées aux besoins futurs de l'entreprise.

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Formez vos collaborateurs à l'anglais

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Si vous souhaitez améliorer les compétences de vos collaborateurs en les formant à l'anglais, vos collaborateurs peuvent suivre une formation entreprise au sein du Cercle des Langues et bénéficier de trois choses :

• Des cours particuliers avec un professeur natif qui va cibler les objectifs de vos collaborateurs en fonction de votre domaine d'expertise.
• Puis, des cours collectifs en bonus pendant lesquels vos collaborateurs peuvent échanger avec des personnes de leurs niveaux.
• Et pour finir, des cours en e-learning sur notre plateforme pédagogique avec plus de 400 modules dont des modules grammaires, et des examens blancs !

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Notre organisme prend en charge la certification en anglais, cette dernière est incluse dans votre formation ! Pour rappel, toutes nos formations sont finançables avec le CPF ou vous pouvez vous rapprocher de votre OPCO.