Comment répondre au téléphone en anglais ?

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Débuter la conversation téléphonique en anglais : décrocher le téléphone 

Répondre au téléphone est déjà compliqué alors, imaginez lorsqu’on n'est pas à l’aise en anglais. De ce fait, il y a quelques phrases clés à retenir. Encore plus quand on a un premier appel avec un client, car la première impression que vous allez laisser paraître fera savoir à votre interlocuteur s'il souhaite poursuivre la conversation avec vous. 

Se présenter en anglais → Introducing yourself

‍Commencez toujours par saluer votre interlocuteur puis présentez-vous en mentionnant votre prénom suivi d'une question pour lui demander de quelle manière vous pouvez l'aider.

‍Les anglophones ont 3 manières d’accueillir une personne, ils diront Good morning si c’est le matin, Good afternoon si c’est l’après midi, et Good evening pour le soir.

‍Les termes Good morning (Bonjour), Good afternoon (Bon après-midi) et Good evening (Bonsoir)  sont utilisés pour des appels téléphoniques formels tandis que les termes Hello ou Hi (Salut) vous seront utiles lorsque vous vous adressez à vos proches ou à vos amis.

D’ailleurs, le terme Allo en français provient du terme anglo-américain Hello. C’est pour cette raison que lorsqu’on répond au téléphone dans un contexte familier en anglais, on dit Hello.‍

🎓 Exemples pratiques :

• Good morning/afternoon, Laura from Cercle des Langues Speaking, how can I help you? → Bonjour/Bon après-midi, Laura à l’appareil du Cercle des Langues, comment puis-je vous aider ?
• Hello mum! How are you? → Salut maman ! Comment vas-tu ?

Demander qui est votre interlocuteur → Ask who you are speaking to

‍Il est ensuite important de demander qui se trouve derrière le téléphone. Peut-être est-ce le client dont vous avez travaillé le dossier hier ? C’est alors pertinent de poser la question pour savoir l’identité de la personne et pour, ainsi, faciliter la résolution du problème qu’elle vous a mentionné.

‍Par exemple, les formules à employer en anglais professionnel sont :

• Could I ask who is calling, please? → Qui est à l’appareil s’il vous plaît ?/Est-ce que je peux vous demander qui est à l’appareil s’il vous plaît ?
• May i ask who's calling please? → Puis-je savoir qui appelle s’il vous plaît ?
• Could you tell me who's speaking please ? → Pouvez-vous me dire qui est à l'appareil ?
• Who am I speaking to?→ A qui ai-je l'honneur ? 

Demander à parler à un interlocuteur → Ask to speak to someone

‍Quand vous souhaitez parler à une personne, il y a un vocabulaire clé pour poser la question. 

‍Pour demander à parler à une personne de manière formelle, vous pouvez, par exemple, dire :

• May I speak to Mrs. Smith, please? → Puis-je parler à Mme Smith s’il vous plaît ?
• Could I speak to Mrs. Smith  please? → Est-ce que je pourrais parler à Mme Smith s’il vous plaît ?
• I’d like to speak to Mrs. Smith please? → Je souhaiterais parler à Mme Smith s’il vous plaît.
• Is Mrs. Smith available? → Mme Smith est-elle disponible ?
• I’d like to speak to the person in charge of the marketing team. → J’aimerais parler à la personne chargée de l’équipe marketing/responsable de l’équipe marketing.

Au contraire, si vous essayez par exemple de joindre votre petit frère ou votre petite sœur, vous emploierez :

• Can you pass the phone to Laura, please? → Peux-tu me passer Laura, s’il te plait ?
• Can you put Laura on, please? → Peux-tu me passer Laura s’il te plait ?‍

Ces différentes formules s’appliquent en fonction de la personne à qui vous vous adressez. Mémorisez ces questions, elles peuvent vous être très utiles pour pouvoir être mis en contact avec la personne souhaitée.

Toujours rester poli face à votre interlocuteur → Always be polite to your interlocutor

‍Il est bien sûr essentiel de garder un ton positif et poli durant l’appel pour montrer clairement à la personne que vous souhaitez l’aider face à la situation qu’elle rencontre. En effet, quand vous êtes en appel téléphonique avec votre banquier par exemple, votre expérience client sera positive s' il est poli avec vous. Au contraire, si il vous manque de respect, vous pouvez vous en plaindre à son supérieur et cela peut avoir des répercussions sur son emploi.

‍Par exemple, à la place de dire :

•  OK ou No problem → Aucun problème.

‍Privilégiez des termes tels que :

•  Certainly → Certainement, Very well → Très bien ou encore All right → D’accord.

‍Ainsi, pour aider le client en anglais, plutôt que de lui dire :

•  I don't know. → Je ne sais pas

‍Vous pouvez par exemple répondre : 

• Let me find out about that for you. → Laissez-moi me renseigner à ce sujet pour vous.
• I'll get back to you on the subject. → Je reviens vers vous à ce sujet.

Répondre au téléphone en anglais : poser une question à son interlocuteur

Si vous ne pouvez pas entendre l'orateur, soyez honnête et dites-le-lui et demandez s'il peut être mis sur haut-parleur. Il est important de demander son autorisation avant de faire quoi que ce soit.

🎓 Exemples pratiques :

• I cannot hear you very well. → Je ne vous entends pas très bien.
• Can I put our call on loudspeaker? → Puis-je mettre notre appel sur haut-parleur ? 

‍Vous pouvez également demander aux personnes de répéter quelque chose ou d'épeler leur nom afin d'avoir plus de clarté.

• Could you please repeat that? → Pouvez-vous répéter cela ?
• Would you mind spelling that for me? → Pourriez-vous l'épeler pour moi ?
• Could you speak up a little, please? → Pourriez-vous parler un peu plus fort, s'il vous plaît ?
• Could you speak a little slower, please. My English isn't very good, I'm afraid. → Pouvez-vous parler un peu plus lentement, s'il vous plaît. Mon anglais n'est pas très bon, j'en ai peur.

Parfois, vous aurez vous-même besoin de faire une demande, voici quelques phrases clés en anglais que vous pouvez utiliser pour le faire !‍

• Would you mind calling back in an hour? I'm in a meeting right now. → Pourriez-vous rappeler dans une heure ? Je suis en réunion en ce moment.
• Could you call again please? I think we have bad connection. → Pourriez-vous rappeler s’il vous plaît ? Je pense que nous avons une mauvaise connexion.
• Could you let me know when she'll be in the office, please? → Pouvez-vous me faire savoir quand elle sera au bureau, s'il vous plaît ?
• May I have your name and your phone number please? → Pourrais-je prendre votre nom et votre numéro de téléphone s’il vous plaît ?
• If you give me your name and number, I’ll ask him to call you back. → Si vous me donnez votre nom et votre numéro, je lui demanderai de vous rappeler.
• May I take a message? → Puis-je prendre un message ?
• Would you like to leave a message? → Voulez-vous laisser un message ?
• Can I ask what's your phone number? or Can I take your number please? → Puis-je vous demander votre numéro de téléphone ?

La conversation téléphonique en anglais : Faire patienter et transférer l'appel à un collaborateur

Il arrive parfois que votre interlocuteur souhaite joindre une personne et qu’il doive passer par vous. Il faut donc se préparer à lui annoncer de patienter la personne souhaitée ou alors lui annoncer que la personne n’est pas disponible en cas d’absence.

‍Heureusement qu’il existe de nombreuses formules pour relier un orateur à un autre.

🎓 Exemples pratiques :

• Hold the line please. I'll put you through in a moment. → Ne quittez pas la ligne s'il vous plaît. Je vous le passe dans un instant.
• Please hold while I put you through to the manager's office. → Veuillez patienter pendant que je vous passe le bureau du directeur.
• One moment please. I'll see if he's available. → ‍Un moment s'il vous plaît. Je vais voir s'il est disponible .
• All of our staff are busy at this time. Please hold for the next available person. → Tout notre personnel est occupé en ce moment. Veuillez patienter jusqu'à la prochaine personne disponible.

‍Pour informer l’un de vos proches ou de vos amis, vous pouvez utiliser des phrases informels tels que : 

• Just a sec. I'll get him. → Juste une seconde. Je vais le chercher. 
• Hang on a moment. I'll see if she's in. → Attends un moment. Je vais voir si elle est là. 

‍A l’opposé, si vous êtes de l’autre côté du fil et vous êtes celui ou celle qui souhaiterait laisser un message, voici une formule de question qui pourrait vous aider :

• I’d like to leave him/her a message. Please let him/her know that… → J’aimerais lui laisser un message, s’il vous plaît. Faites lui savoir que…

Vous souhaitez apprendre à parler au téléphone de manière informelle ? Découvrez notre article pour recontacter d'anciennes connaissances en anglais !

Comment annoncer une absence en anglais ?

‍Si toutefois la personne à laquelle vous devez transmettre l’appel n’est pas là, vous devez l’annoncer poliment à votre client et lui demander s’il souhaite laisser un message ou rappeler une autre fois. Voici quelques phrases en anglais que vous pouvez utiliser afin de le faire savoir à la personne au téléphone : 

• I'm sorry, but Lisa's not here at the moment. Can I take a message? → Je suis désolé, mais Lisa n'est pas là pour le moment. Puis-je prendre un message ?
• I'm afraid he's stepped out. Would you like to leave a message? → Je crains qu'il ne soit sorti. Voulez-vous laisser un message ?
• She's busy right now. Would you like her to return your call? → Elle est occupée pour le moment. Voulez-vous qu'elle vous rappelle ?
• He's in a meeting at the moment. Can he call you back when he's free? → Il est en réunion en ce moment. Peut-il vous rappeler quand il sera libre ?
• Fine. I'll let him know you called. → Bien sûr. Je lui ferai savoir que vous l'avez appelé.
• I'll make sure she gets your message. → Je m'assurerai qu'elle ait votre message.
• I’m afraid Mrs. Smith is not available at the moment. May I take a message? → Je suis désolé, Mme Smith n’est pas disponible pour le moment. Puis-je prendre un message ?
• Mrs. Smith is out/is not at the office/is on holiday. → Mme Smith n’est pas là/n’est pas au bureau/est en congé.

De manière informelle, vous direz plutôt : 

• Sammy's not in. I can tell him you called if you like. → Sammy n'est pas là. Je peux lui dire que vous l'avez appelé si vous voulez. 
• No, that's okay. I'll call him late. → Non, c'est bon. Je l'appellerai plus tard. 

‍Comment mettre fin à une conversation téléphonique en anglais ?

Si votre client a commandé un produit en votre compagnie au téléphone ou répondu à plusieurs questions que vous lui avez posées, il est nécessaire de récapituler toutes ces réponses ou toutes les informations qu’il vous a fournies. Demandez-lui alors d'approuver d’un Yes ou d’un No pour vous assurer que tout est juste. Cela sera avantageux pour vous également, car ça vous évitera de faire des erreurs.

• I would like to confirm the following information… → Je souhaiterais les informations suivantes…

Enfin, après avoir décroché un appel, mettre fin à l'appel reste l’un des deuxièmes éléments les plus importants, car il contribue, lui aussi, à la bonne impression. Dans le milieu professionnel, plus vous êtes aimables et professionnels, mieux c’est. Il faut donc s’assurer à la fin de l’appel de demander à votre interlocuteur si vous avez répondu à toutes ces attentes et s’il a besoin de votre aide pour un autre facteur. Ensuite, vous pourrez le remercier et enfin, vous attendez qu’il mette fin à l’appel de lui-même après que vous ayez formulé l’une des quelques formules qu’on vous propose ci-dessous.

• Thank you for calling!  → Merci d’avoir appelé !
• Goodbye Mrs. Smith and thank you for your time. → Au revoir, Mme Smith et merci pour le temps accordé.
• Have a nice day! → Je vous souhaite une bonne journée/Bonne journée à vous !

De façon plus informelle si vous parlez à l’un de vos proches :

• Talk to you soon. → A bientôt.
• It was great chatting with you, see you soon! → C'était génial de discuter avec vous. À bientôt !
• It was great to talk to you. → C'était génial de te parler.
• Great chatting with you. → C'était génial de te parler.

BONUS : Termes et expressions pour répondre au téléphone en anglais

Pour finir, voici une petite liste de vocabulaire anglais sur les appels téléphoniques qui vous seront nécessaires pour perfectionner votre anglais et gérer les meilleurs calls :

• Off the hook: when you forget to hang up / mal raccroché : quand vous oubliez de raccrocher
• Cross-purposes :  unintentionally talking about different things, usually causing confusion / à contre-courant :  parler involontairement de choses différentes, ce qui entraîne généralement une confusion
• Crackly: when the phone line makes strange noises / grésille : quand la ligne téléphonique fait des bruits étranges
• To cut off: to interrupt a telephone conversation / interrompre une conversation téléphonique
• Line: the telephone connection or call / la ligne : la connexion téléphonique ou l'appel
• Dialing code → Indicatif pays 
• Sorry, but I’m not allowed to give details about that.: expression used to politely say you cannot give a piece of information → Désolé, je ne suis pas autorisé(e) à vous communiquer plus de détails à ce sujet. : expression utilisée pour dire poliment que vous ne pouvez pas donner une information.
• I truly understand your concern but… : expression used to acknowledge someone's feelings → Je comprends tout à fait votre problème..... : expression utilisée pour reconnaître les sentiments de quelqu'un
• I'll put you through. : expression used to connect two people over the phone → Je vous le/la passe : expression utilisée pour mettre en relation deux personnes par téléphone​​
• How are you getting on with… : expression used to ask about someone's progress on a topic → Comment vous-en sortez vous avec... : expression utilisée pour s'enquérir des progrès de quelqu'un sur un sujet donné

Répondre au téléphone en anglais ne doit pas être une chose effrayante. Avec cette poignée d'expressions que nous vous avons données, vous devriez vous en sortir ! Rappelez-vous simplement que la politesse est la clé et soyez toujours prêt à aider.

Si vous voulez aller plus loin et rédiger un e-mail récapitulatif à votre client, découvrez notre article sur comment rédiger un e-mail.

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